Erste Schritte

• Klärt, wer rechtlich den Antrag stellt und die Förderung erhält.
• Wenn das Projekt an der Angewandten angesiedelt ist, klärt den institutionellen Einreich- und Genehmigungsweg frühzeitig.
• Prüft, ob die Förderstelle eine österreichische Forschungsstätte, Wohnsitz/Staatsbürgerschaft in Österreich, einen österreichischen Rechtsträger oder ein internationales Konsortium verlangt.
• Klärt, wer Anträge, Verträge, Partnervereinbarungen und Erklärungen unterzeichnen darf.
• Bei FWF-Programmen im PROFI-Modus reicht die Forschungsstätte für die Forschenden ein; die jeweiligen programmspezifischen Regeln gelten zusätzlich.

• Formuliert die künstlerische beziehungsweise Forschungsfrage und warum das Projekt gerade jetzt relevant ist.
• Beschreibt die künstlerische Praxis, Forschungsmethoden und wie daraus Wissen beziehungsweise Ergebnisse entstehen.
• Verortet das Projekt in relevanten künstlerischen, wissenschaftlichen und kulturellen Kontexten.
• Erklärt, was tatsächlich neu, experimentell oder eigenständig ist.
• Definiert Arbeitspakete, Meilensteine, Entscheidungspunkte und Abhängigkeiten.
• Beschreibt erwartete Outputs und wie Erfolg beziehungsweise Qualität beurteilt werden.
• Bereitet relevante Portfolios, CVs, Publikationen/Werke, Vorprojekte und Referenzen vor.

• Budgetiert Personal/Beschäftigung, Künstler:innenhonorare und externe Dienstleistungen getrennt.
• Berücksichtigt gegebenenfalls Arbeitgeber:innenkosten und Sozialabgaben.
• Budgetiert Material, Produktion, Ausstattung, Software, Reisen, Unterkunft, Transport, Veranstaltungsort, Versicherungen, Dokumentation, Barrierefreiheit, Rechte/Lizenzen, Publikation und Erhaltung.
• Prüft förderspezifische Gehaltssätze, Fair-Pay-Erwartungen und maximal förderfähige Sätze.
• Prüft, ob Ausstattung voll förderfähig, abzuschreiben, gedeckelt oder über institutionelle Beschaffung abzuwickeln ist.
• Klärt die umsatzsteuerliche Behandlung und ob Umsatzsteuer für die antragstellende Stelle förderfähig ist.
• Prüft indirekte Kosten/Overheads und ob diese pauschal, gedeckelt oder ausgeschlossen sind.
• Klärt Kofinanzierungen, Eigenmittel und Sachleistungen sowie ob diese bereits bei Einreichung bestätigt sein müssen.
• Plant den Cashflow: Wann wird die Förderung tatsächlich ausbezahlt und wer finanziert Kosten vor?
• Geht niemals davon aus, dass Kosten vor dem förderfähigen Projektstart rückerstattet werden.

• Klärt für jede Person, ob sie angestellt, selbständig, über Werk-/Dienstleistung beauftragt oder über eine Partnerinstitution beteiligt ist.
• Verwendet freie Vertragsformen nicht, um ein tatsächliches Dienstverhältnis zu umgehen; nutzt die Personal- und Rechtsprozesse der Universität beziehungsweise Organisation.
• Klärt Steuer- und Umsatzsteuerfragen bei selbständiger Tätigkeit mit der zuständigen Behörde oder professioneller Beratung.
• Selbständig tätige Künstler:innen in Österreich sollten ihren SVS-Status prüfen und ob ein Beitragszuschuss des KSVF in Frage kommt.
• KSVF-Unterstützung erfordert einen Antrag und bestimmte Voraussetzungen zu Versicherung, Einkommen und künstlerischer Tätigkeit; sie erfolgt nicht automatisch.
• Führt Verträge, Rechnungen, Zahlungsnachweise sowie Einnahmen-/Ausgabenunterlagen sauber und nachvollziehbar.

KSVF – Informationen zum Beitragszuschuss

• Listet alle fremden Bilder, Texte, Musik, Filme, Software, Datensätze, Designs, Archivmaterialien und Kunstwerke auf, die ihr verwenden wollt.
• Klärt die konkret benötigten Rechte: Vervielfältigung, Bearbeitung, Ausstellung/Aufführung, Online-Publikation, Streaming, Dokumentation, Ablage in Archiv/Repositorium.
• Eigentum an einem physischen Kunstwerk oder Objekt umfasst nicht automatisch urheberrechtliche Nutzungsrechte.
• Klärt die Rechte an neu entstehenden Outputs zwischen Teammitgliedern, Institution, beauftragten Mitwirkenden und Partner:innen.
• Klärt Urheber:innen-/Credit-Angaben, Persönlichkeitsrechte, Leistungsschutzrechte sowie Genehmigungen für Dokumentation, Foto und Video.
• Prüft gegebenenfalls Lizenzen von Verwertungsgesellschaften, etwa für Musik oder vertretene Werke der bildenden Kunst.
• Entscheidet, welche offene Lizenz oder Rechteangabe – falls überhaupt – für Outputs und Metadaten verwendet wird.

Österreichisches Urheberrechtsgesetz (RIS)

• Prüft, ob ihr personenbezogene Daten, Bilder, Stimmen, Interviews, Standortdaten, Gesundheitsdaten oder andere sensible Informationen erhebt.
• Definiert Rechtsgrundlage, Information der Teilnehmenden, erforderliche Einwilligungen, Widerrufs-/Rücktrittsprozesse und Aufbewahrungsdauer.
• Trennt gegebenenfalls die Einwilligung zur Teilnahme von der Erlaubnis, identifizierbares Material zu veröffentlichen.
• Plant, wo möglich und sinnvoll, Anonymisierung beziehungsweise Pseudonymisierung.
• Prüft sichere Speicherung, Zugriffe, Datenaustausch und Übermittlungen an externe/Cloud-Dienste oder außerhalb des EWR.
• Bei Minderjährigen oder vulnerablen Teilnehmenden sind Kinderschutz, Einwilligung/Zustimmung, Safeguarding sowie Förder- und Institutionsvorgaben zu klären.
• Bei partizipativer beziehungsweise ko-kreativer künstlerischer Forschung sind Rechteinhaberschaft, Zuschreibung, Benefit Sharing sowie mögliche Vetos oder Rückzüge der Teilnehmenden zu klären.
• Prüft, ob vor Beginn der Datenerhebung eine institutionelle Ethikprüfung erforderlich ist.

Datenschutz & Ethik

• Klärt Raumnutzung, Kapazität, Brandschutz-/Sicherheitsregeln, technische Freigaben, Lärm, Öffnungszeiten und Barrierefreiheit.
• In Wien können öffentliche Veranstaltungen je nach Art und Besucher:innenzahl anzeige- oder anmeldepflichtig sein; prüft Wiener Veranstaltungsgesetz und Hinweise der MA 36.
• Budgetiert gegebenenfalls Security, Erste Hilfe, Awareness-Maßnahmen, Entsorgung, technisches Personal und Barrierefreiheit.
• Wenn Kinder/Minderjährige teilnehmen, prüft Kinderschutz- und Safeguarding-Verpflichtungen.
• Klärt Haftung sowie Versicherungen für Ausstattung, Transport, Ausstellung, Reisen und Veranstaltungen.
• Bei öffentlichem Raum, baulichen Installationen, Tieren, Gefahrstoffen, Lasern, Drohnen oder Spezialtechnik sind zusätzliche Genehmigungen frühzeitig zu prüfen.

Stadt Wien · öffentliche Veranstaltungen planen

• Identifiziert alle Daten-/Materialtypen: Rohdaten, bearbeitete Daten, Dokumentation, Code, audiovisuelle Dateien, physische/digitale Werke.
• Definiert Ordnerstruktur, Dateibenennung, Versionen/Masterdateien, Speicherorte, Backup und Zugriff.
• Plant Metadaten und Provenienz so, dass der künstlerische beziehungsweise Forschungsprozess nachvollziehbar bleibt.
• Prüft, ob die Förderstelle einen Datenmanagementplan oder offene Forschungsdaten verlangt.
• Trennt, was öffentlich sein darf, von dem, was geschützt beziehungsweise eingeschränkt bleiben muss.
• Plant Identifikatoren, Repositoriums-/Archivablage, Dateiformate und die Erhaltung technischer Abhängigkeiten.
• Budgetiert Dokumentations- und Erhaltungsarbeit und verschiebt sie nicht auf den letzten Projektmonat.

• Dokumentiert Partnerrollen, Budgetverantwortung, Entscheidungswege, IP/Rechte, Datenaustausch und Publikationsrechte.
• Verwendet erforderliche Kooperations-, Konsortial- oder Subauftragnehmer:innenvereinbarungen.
• Klärt, wer die Institution finanziell oder vertraglich verpflichten darf.
• Beachtet institutionelle beziehungsweise öffentliche Beschaffungsregeln für Einkäufe und externe Dienstleistungen.
• Dokumentiert Angebote beziehungsweise Vergabeverfahren, wo erforderlich.
• Identifiziert Interessenkonflikte bei Beauftragungen, Evaluierungen, Beschaffung oder Partner:innenauswahl.

• Legt ab Tag 1 eine klare Projektkostenstellen-/Ordner- und Nachweisstruktur an.
• Bewahrt Verträge, Rechnungen, Zahlungsnachweise, Reisedokumentation, Genehmigungen und Beschaffungsunterlagen auf.
• Dokumentiert Deliverables, Meilensteine und Kommunikation mit der Förderstelle.
• Verwendet korrekte Förderhinweise/Logos und dokumentiert Aktivitäten zur Verbreitung und Kommunikation.
• Holt vor wesentlichen Änderungen Genehmigungen ein, wenn die Fördervereinbarung dies verlangt.
• Plant Abschluss- und Finanzberichte, Ablage von Outputs, Daten-/Repositoriumsarbeit und Aufbewahrung der Unterlagen.