Projektplanung & Organisation
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Definiere die interne Projektstruktur vor dem detaillierten Arbeitsplan
Halte Namen fest, nicht nur Funktionen. In einem kleinen Projekt kann eine Person mehrere Rollen übernehmen; die jeweilige Verantwortung sollte trotzdem ausdrücklich benannt sein.
Projektleitung / Leitung künstlerischer Forschung
Verantwortet Konzept, Umfang, zentrale Entscheidungen, Qualität und externe Zusagen.
Institutionelle / akademische Verankerung
Das Institut, die Abteilung, besondere Universitätseinrichtung oder Organisationseinheit, in der das Projekt verankert ist.
Projektadministration
Koordiniert Antragsunterlagen, Fristen, Kommunikation mit Förderstellen, Verträge, Nachweise und interne Abläufe.
Budgetverantwortung
Pflegt Arbeitsbudget, Förderbedingungen, Freigaben, Kostenverfolgung und Änderungssteuerung.
Personal- / Teamverantwortung
Klärt Personaleinsatz, Rekrutierung, Arbeitsbelastung, Verträge, Onboarding, externe Mitwirkende und Zusammenarbeit.
Daten- / Dokumentationsverantwortung
Koordiniert Dateien, Speicherung, Backup, Zugriffe, Metadaten, Einwilligungen, Dokumentation und Übergabe.
Infrastruktur- / Produktionsverantwortung
Koordiniert Räume, Werkstätten, Ausstattung, IT, Beschaffung, Logistik, Sicherheit und technische Abhängigkeiten.
Kommunikations- / Disseminationsverantwortung
Plant öffentliche Kommunikation, Publikation, Veranstaltungen, Dokumentation, Credits, Sichtbarkeit und Zielgruppen.
Partner:innenkontakt
Koordiniert externe Institutionen, Deliverables, Budgetschnittstellen und Vereinbarungen.
Nutze diese Reihenfolge, um dich durch die Angewandte zu orientieren
Klär das Institut, die Abteilung, besondere Universitätseinrichtung oder Organisationseinheit, die das Projekt trägt.
Beziehe bei Kunst-, Forschungs- und drittmittelfinanzierten Projekten Support Kunst und Forschung frühzeitig ein.
Finanzen, Personal, Recht, IT, Facility, Veranstaltungsmanagement, Kommunikation, International Office, Bibliothek, Studienangelegenheiten, DEI usw. nur dort einbeziehen, wo sie tatsächlich benötigt werden.
Klär interne Fristen, Budget-/Personalfreigaben, Zeichnungsberechtigung, Verträge und den externen Einreichweg.
Speichere die finale Ausschreibung, das freigegebene Budget, den Arbeitsplan, die Rollen und die eingereichten Unterlagen.
Lege fest, wer Änderungen an Umfang, Personal, Budget, Partner:innen, Zeitplan oder öffentlichen Outputs genehmigen muss.
Nutze bestehende Projekte, um mögliche Forschungsprofile und institutionelle Verankerungen zu verstehen
Die Angewandte präsentiert Forschungsprojekte aus mehreren Forschungsschwerpunkten und Perspektiven. Diese Seiten helfen dir zu verstehen, wie ein Projekt wie deines gerahmt sein könnte, wo vergleichbare Projekte an der Universität angesiedelt sind, welche Förderprogramme genutzt wurden und welche Institute oder Forschungsumgebungen ähnliche Vorhaben getragen haben.
Fokus Künstlerische Forschung
Beispiele für künstlerische und arts-based Forschungsprojekte an der Angewandten, darunter viele Projekte, die über FWF PEEK und verwandte Programme gefördert wurden. Nutze diese Seite, um zu sehen, wie künstlerische Praxis, Forschungsfragen, Projektleitung und institutionelle Zugehörigkeit in geförderten Projekten zusammenwirken.
Projekte der künstlerischen Forschung ansehen ↗Fokus Wissenschaftliche Forschung
Beispiele wissenschaftlicher Forschung aus den Instituten und Feldern der Universität, darunter FWF-geförderte Grundlagenforschung, ESPRIT-Projekte und weitere extern finanzierte Forschung. Nutze diese Seite, um Projekttypen, institutionelle Verankerungen, Förderprogramme und disziplinäre oder interdisziplinäre Forschungssettings zu vergleichen.
Wissenschaftliche Forschungsprojekte ansehen ↗Fokus Relationale Forschung
Beispiele für Projekte, die über spezifische Ausschreibungen, thematische Beziehungen und bereichsübergreifende Forschungsrahmen organisiert sind, darunter INTRA, digitale und soziale Transformation sowie Forschungsinfrastruktur-Initiativen. Nutze diese Seite, wenn dein Projekt Disziplinen, Infrastrukturen, Institutionen oder thematische Programme verbindet.
Projekte der relationalen Forschung ansehen ↗Projektrelevante Strukturen der Angewandten
Nicht jedes Projekt braucht jede Stelle. Nutze die folgenden Auslöser als Orientierung.
A · Dein Institut, deine Abteilung, Werkstatt oder besondere Universitätseinrichtung — die Projektverankerung
Frühzeitig einbeziehen, wenn: das Projekt den Namen der Einheit, Personalzeit, Räume, Werkstätten, Ausstattung, Lehre, Budget, Infrastruktur oder institutionelle Zusagen nutzt.
Aktuelle Institute:
Besondere Universitätseinrichtungen, die als Projektverankerung, Partner:innen, Infrastruktur oder Forschungsressource relevant werden können:
B · Support Kunst und Forschung — Projekt- und Förderkoordination
Nutzen, wenn: du künstlerische, wissenschaftliche oder arts-based Forschungsprojekte entwickelst, Förderungen suchst, externe Anträge vorbereitest oder drittmittelfinanzierte Projekte koordinierst.
- Konzeptentwicklung und Feedback
- Förderlandschaft und Passung zur Ausschreibung
- administrative und finanzielle Mitentwicklung des Projekts
- Koordination geförderter Projekte und Partner:innen
- Unterstützung bei FWF, FFG, EU-Programmen, Stadt Wien und weiteren Förderstellen
C · Rektorat — Strategie, institutionelle Zusagen und Verantwortung auf Universitätsebene
Die meisten Projekte beginnen nicht mit einer direkten Kontaktaufnahme zum Rektorat. Relevant wird es, wenn ein Projekt Entscheidungen auf Universitätsebene, institutionelle Zusagen, Strategie, Ressourcen, Partnerschaften oder Zeichnungsberechtigung erfordert. Kläre Fragen nach Möglichkeit über deine tragende Einheit und die zuständige Service-Stelle.
- Rektor:in: Gesamtstrategie, Budget-/Personalzuteilung an Organisationseinheiten, institutionelle Vertretung, internationale Universitätspartnerschaften, Arbeits-/Dienstverträge und Vollmachten.
- Vizerektor:in für Wissenschaft, Forschung & Digitalität: Forschungsstrategie, Unterstützung künstlerischer/wissenschaftlicher Forschung, digitale Entwicklung, IT & Digitalisierung, Support Kunst und Forschung, Universitätsbibliothek und Doktoratszulassungen.
- Vizerektor:in für Finanzen & Infrastruktur: Finanzmanagement, Drittmittelverwaltung, Ressourcen, Beschaffung/Infrastruktur, Liegenschaften, Facility Management und Veranstaltungsmanagement.
- Vizerektor:in für Kunst, Lehre & Studium: Studien-/Prüfungsangelegenheiten, Lehre, Lehrqualität, curriculare Fragen und Lehrressourcen.
- Vizerektor:in für Kooperative Disziplinarität, Engagement & Innovation: internationale Beziehungen und Partnerschaften, Diversität/Gleichstellung/Inklusion, International Office, AIL und Art x Science School for Transformation.
D · Finanzen — Budget, Buchhaltung, Controlling und Ressourcenplanung
Nutzen, wenn: das Projekt ein Budget, Drittmittel, Rechnungen, Einnahmen, Kostenplanung, Kofinanzierung, Finanzberichte oder institutionelle Ressourcen umfasst.
- Controlling: Budgetplanung, Monitoring, Steuerungsdaten, Finanzpläne und Berichtsschnittstellen.
- Finanzbuchhaltung: universitäre Zahlungen, Kreditor:innen/Debitor:innen, Dienstverträge/Gastlehre, Buchhaltung, Anlagen, Umsatzsteuer-/Steuerinformationen und Jahresabschlüsse.
- Ressourcenplanung: kläre die aktuellen Zuständigkeiten für institutionelle Ressourcenplanung und den Budgetweg des Projekts.
E · Personal — Besetzung, Verträge, Arbeitsbelastung, Onboarding und Teamentwicklung
Nutzen, wenn: das Projekt Beschäftigung schafft oder verändert, Projektpersonal rekrutiert, bestehende Personalzeit nutzt, Onboarding erfordert oder Unterstützung bei der Zusammenarbeit im Team braucht.
- Personalmanagement: Beschäftigungs- und Personaladministration; kläre den aktuellen Weg für Projektpersonal und Vertragsarten.
- Personalentwicklung: Onboarding, Teamcoaching, Organisationsentwicklung, Konfliktunterstützung/Mediation, Führungskräftecoaching und Personalentwicklung.
- Klär personelle Vorlaufzeiten, bevor du in einem Antrag Starttermine zusagst.
- Gehe nicht davon aus, dass eine externe Budgetposition automatisch einen Beschäftigungsweg schafft.
F · Recht & Datenschutz — Verträge, Rechte, IP, personenbezogene Daten und rechtliche Risiken
Nutzen, wenn: Vereinbarungen, externe Partner:innen, Lizenzen, Urheberrecht/IP, personenbezogene Daten, Vertraulichkeit, komplexe Bedingungen oder institutionelle rechtliche Verpflichtungen betroffen sind.
- Rechtsabteilung: unterstützt Universitätsangehörige bei Rechtsfragen.
- Datenschutzbeauftragte:r: einbeziehen, wenn Verarbeitung personenbezogener Daten, Datenaustausch, Auftragsverarbeiter:innen/Plattformen oder andere Datenschutzfragen eine fachliche Prüfung erfordern.
- Plane die rechtliche Prüfung vor der Einreichfrist ein, wenn Förder- oder Partnerverträge Teil der Einreichung sind.
G · IT & Digitalisierung — Systeme, digitale Services, Infrastruktur und IT-Projekte
Nutzen, wenn: das Projekt Accounts, Universitäts-IT, Server/Speicher, Netzwerke, spezialisierte digitale Systeme, Integrationen, neue Software/Services oder einen digitalen institutionellen Prozess benötigt.
- Base
- ITD-Projektkoordination
- Zentrale IT-Services (ZID): universitätsweite Informations- und Kommunikationsinfrastruktur, Service/Support, Netzwerke, Server und kunstuniversitätsspezifische IT-Systeme.
H · Facility Management — Räume, Beschaffung, Material, Gebäudetechnik, Logistik und Sicherheit
Nutzen, wenn: das Projekt Flächen, temporäre Räume, Ausstattung-/Materialbeschaffung, gebäudetechnische Anforderungen, Logistik, Lieferungen, Lagerung, Zugang oder Sicherheitskoordination benötigt.
- Beschaffung & Materialmanagement: Beschaffungsberatung, Angebote, Einkauf, Bestellungen/Rechnungen, Anlagen/Inventar und Materialien.
- Gebäudetechnik & Sicherheit
- Liegenschaften & Raumkoordination: Raum- und Liegenschaftskoordination, zentral buchbare Räume.
- Post & Logistik
- Service & Betrieb
Facility Management · Beschaffung & Materialmanagement · Liegenschaften & Raumkoordination
I · Veranstaltungsmanagement — öffentliche Veranstaltungen, Veranstaltungsräume und Produktionskoordination
Nutzen, wenn: das Projekt ein Symposium, Screening, eine Performance, öffentliche Präsentation, Konferenz, größere Ausstellungsveranstaltung umfasst oder zentral verwaltete Veranstaltungsräume/-services benötigt.
- unterstützt Mitarbeiter:innen bei Planung und Umsetzung universitärer Veranstaltungen
- unterstützt bei Ideen- und Raumsuche, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung
- stimme dich bei Raum-, Gebäude- und technischen Abhängigkeiten frühzeitig mit dem Facility Management ab
- stimme öffentliche Kommunikation mit Presse & Kommunikation ab
J · Presse & Kommunikation — öffentliche Sichtbarkeit, Medien, Publikationen, Web und Kooperationen
Nutzen, wenn: das Projekt die Universität öffentlich repräsentiert oder Presse-/Medienarbeit, Web-/Social-Kommunikation, Marketing, institutionelle Publikationen, grafische/CI-Unterstützung oder öffentliche Kooperationskommunikation benötigt.
- Presse
- Publikationen / Edition Angewandte
- Kooperationen
- Marketing
- Website / Social Media / Newsletter
- institutionelle visuelle Identität / CI-Aspekte
K · International Office — Mobilität und internationaler Projektkontext
Nutzen, wenn: Personal-/Studierendenmobilität, Austauschwege, internationale Gäste oder Mobilitätsförderung Teil des Projekts sind.
Bei umfassenderen Universitätspartnerschaften und institutioneller internationaler Zusammenarbeit kann zusätzlich der zuständige Vizerektorats-/Rektoratsweg relevant werden.
International Office · Personalmobilität · international.office@uni-ak.ac.at
L · Universitätsbibliothek & Recherche-/Discovery-Strukturen
Nutzen, wenn: das Projekt Literatur, lizenzierte Datenbanken, Forschungsrecherche, Publikations-/Repositoriumswege oder bibliothekarische Expertise benötigt.
Denke über die Bibliothek hinaus, wenn dein Projekt institutionelle Sammlungen, Archive oder spezialisierte Forschungsressourcen nutzt: Kunstsammlung und Archiv, Weibel Institute und andere besondere Universitätseinrichtungen können je nach Thema relevant sein.
M · Studium, Lehre, Curricula & Doktoratszentrum
Nutzen, wenn: das Projekt Lehre, Lehrveranstaltungen, Curricula, Prüfungen, Studierende, Abschlussarbeiten oder Doktoratsstudien direkt betrifft.
- Studienangelegenheiten: Studierendenadministration und studienrechtliche Prozesse von der Zulassung bis zum Abschluss.
- Vizerektor:in für Kunst, Lehre & Studium: Lehre, Studium/Prüfungen, Lehrqualität und Lehrressourcen.
- Doktoratszentrum: zentrale Anlaufstelle für Doktorand:innen; unterstützt Vernetzung und Projektanbahnung über Doktoratsprogramme hinweg.
- Qualitätskultur Lehre & Curriculumswerkstatt: bei relevanten Fragen zu Lehre, Curriculum oder Qualitätsentwicklung entsprechend dem aktuellen Aufgabenbereich einbeziehen.
N · Diversität, Gleichstellung, Inklusion & Barrierefreiheit
Nutzen, wenn: Barrierefreiheit, Inklusion, Partizipationsgestaltung, Chancengleichheit, Diversität, Behinderung, strukturelle Barrieren oder inklusive Kommunikation in das Projekt eingeplant werden müssen.
- DEI bündelt Expertise zu Diversität, Gleichstellung/Inklusion und Barrierefreiheit.
- Team Barrierefrei bietet praktische Informationen zur Barrierefreiheit und Kontakte für Mitarbeiter:innen/Studierende mit Behinderungen.
- Plane Barrierefreiheit bei Veranstaltungen früh genug, damit Dolmetschung, technische Unterstützung, barrierefreie Räume oder andere Maßnahmen budgetiert werden können.
Diversität, Gleichstellung & Inklusion · Barrierefreiheit an der Angewandten
O · Universitätsentwicklung & Qualitätskultur
Nutzen, wenn: das Projekt universitätsweit oder strategisch relevant ist, Organisations-/Qualitätsprozesse entwickelt, neue einheitenübergreifende Strukturen schafft oder eine Verbindung zu Universitätsentwicklung und Qualitätskultur benötigt.
Für die normale Projektumsetzung ist dies keine Standardstelle der Projektadministration. Beziehe sie ein, wenn der Projektzweck tatsächlich institutionelle Entwicklung oder Qualitätsprozesse betrifft.
P · Gleichbehandlung / Personal- / Studierendenvertretung — unabhängige Beratung und Vertretung
Diese Strukturen sind keine Projektmanagement-Stellen, können aber wesentlich sein, wenn ein Projekt Fragen zu Beschäftigung, Diskriminierung, Beteiligung oder Konflikten aufwirft.
- Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen (AKG): vertrauliche Anlaufstelle zu Gleichbehandlung, Diskriminierung und Belästigung.
- Betriebsräte: Vertretung des künstlerisch/wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonals in Beschäftigungsfragen.
- HUFAK / Hochschüler:innenschaft: Studierendenvertretung; relevant, wenn studentische Beteiligung und Interessen zentral sind.
- Schiedskommission: Teil der Governance-/Interessensvertretungsstruktur der Universität; keine reguläre Projektplanungsstelle.
AKG · Betriebsrat künstlerisches/wissenschaftliches Personal · HUFAK
Wenn dein Projekt Folgendes umfasst, beziehe diese Stellen frühzeitig ein
| Projektauslöser | Beginne mit | Danach prüfen |
|---|---|---|
| Externe Forschungs- / Arts-Based-Research-Förderung | Tragende Einheit + Support Kunst und Forschung | Finanzen, Personal, Recht, je nach Bedarf Rektoratsweg |
| Neues Personal / Projektbeschäftigung / veränderte Arbeitsbelastung | Tragende Einheit + Personal | Finanzen, Support Kunst und Forschung, Betriebsrat bei Beratungsbedarf zur Vertretung |
| Größere Beschaffung / Ausstattung / externe Dienstleistung | Beschaffung & Materialmanagement | Finanzen, tragende Einheit, je nach Gegenstand IT oder Facility |
| Neue Software, Server, Datenbank, digitale Plattform oder Integration | IT & Digitalisierung / ZID | Datenschutz, Recht, Beschaffung, Forschungsdatenplanung |
| Räume, Werkstatt, Ausstellungsbau, Eingriff in Gebäude | Tragende Einheit + Facility / Raumkoordination | Sicherheit, Beschaffung, Veranstaltungsmanagement, Barrierefreiheit |
| Öffentliche Veranstaltung / Symposium / Screening / Performance | Veranstaltungsmanagement | Facility, Presse & Kommunikation, Rechte, Barrierefreiheit, Sicherheit |
| Externer Vertrag / Kooperationsvereinbarung / IP / Vertraulichkeit | Recht | Support Kunst und Forschung, Rektoratsweg, Finanzen, Datenschutz |
| Personenbezogene Daten / Teilnehmendendaten / Interviews / Aufzeichnungen | Datenschutz + Projektleitung | Ethik/Einwilligung, IT/Speicherung, Recht, Förderbedingungen |
| Publikation, Medienkampagne, Universitäts-Web/Social Media | Presse & Kommunikation | Rechte/Lizenzierung, Support Kunst und Forschung, Repositorium/Bibliothek |
| Internationale Mobilität | International Office | Tragende Einheit, Support Kunst und Forschung, je nach Förderung Personal/Finanzen |
| Formale internationale Universitätspartnerschaft | Tragende Einheit + zuständiger Rektoratsweg | International Office, Recht, Support Kunst und Forschung |
| Lehre / Curriculum / studienrechtliche Komponente | Tragendes Institut / Abteilung | Vizerektorat Kunst/Lehre/Studium, Studienangelegenheiten, Qualitäts-/Curriculumsstrukturen |
| Doktoratsprojekt / Struktur für Doktorand:innen | Doktoratszentrum + relevantes Programm | Forschungs-Vizerektorat/Zulassungsweg, Support Kunst und Forschung |
| Anforderungen zu Barrierefreiheit / Inklusion / Behinderung | DEI / Team Barrierefrei | Facility, Veranstaltungsmanagement, Kommunikation, Personal oder Studienangelegenheiten |
| Diskriminierungs- / Gleichbehandlungs- / Belästigungsanliegen | AKG | Unabhängiger/vertraulicher Weg; weitere Stellen nur, wenn angemessen |
Deine Planungsunterlagen sollten diese Bestandteile enthalten
Zweck, Umfang, Nicht-Umfang, Projekttyp, tragende Einheit, Leitung, Partner:innen, Start/Ende, Outputs.
Wer entscheidet, umsetzt, freigibt, konsultiert wird und informiert werden muss.
Arbeitspakete, Meilensteine, Abhängigkeiten, Entscheidungspunkte, öffentliche Outputs und Abschluss.
Kosten, Finanzierungsquelle, Kofinanzierung, institutionelle Ressourcen, Annahmen und Reserven.
Bestehendes Personal, Neueinstellungen, externe Mitwirkende, Arbeitsbelastung, Verträge, Onboarding und Übergabe.
Beschaffungen, Ausstattung, Räume, Werkstätten, IT, Logistik, Sicherheit und Vorlaufzeiten.
Rollen, Budgetschnittstellen, Deliverables, Vereinbarungen, IP, Daten, Kommunikation und Eskalation.
Fremdmaterial, Einwilligung, personenbezogene Daten, Lizenzen, Vertraulichkeit und Ethikprüfung.
Zielgruppen, Medien, Publikation, Veranstaltungsbedarf, CI, Barrierefreiheit und Dokumentation.
Förder-, Personal-, Rechte-, Daten-, Zeitplan-, Lieferant:innen-, Technik-, Raum-, Partner:innen- und Reputationsrisiken.
Wichtige Entscheidungen, Datum, verantwortliche Person, Begründung und Auswirkung.
Finale Dateien, Berichtswesen, Repositorium/Archiv, Ausstattung, Accounts, Zugriffe, Aufbewahrung und Verantwortlichkeiten.
Die externe Frist ist nicht deine erste Frist
| Planungspunkt | Frage |
|---|---|
| Externe Einreichung / öffentliche Eröffnung | Was muss zu diesem Zeitpunkt vollständig und freigegeben sein? |
| Institutionelle Freigabe / Unterschrift | Wer braucht finale Unterlagen und Zeit für die Prüfung? |
| Rechtliche / Partnervereinbarungen | Was muss vor der Einreichung geprüft werden? |
| Budget- / Personal- / Beschaffungsprüfung | Sind Sätze, Beschäftigungen, Beschaffungen und Ressourcen realistisch und zulässig? |
| Konzept-Freeze | Ab wann dürfen Umfang, Rollen, Arbeitspakete und Outputs nicht mehr laufend geändert werden? |
| Beiträge der Partner:innen | Wann müssen Partner:innen Texte, Budgets, Schreiben und Freigaben liefern? |
| Interner Start | Wann muss die Planung beginnen, damit all das möglich ist? |
Warnsignale in der Projektplanung
Das Projekt nutzt Namen/Ressourcen der Universität, aber keine tragende Einheit hat Verantwortung übernommen.
Partner:innen, Förderstelle, Veranstaltungsort oder Lieferant:in wurde etwas zugesagt, bevor der interne Weg geklärt ist.
Beschäftigungs-/Vertragswege und Vorlaufzeiten wurden nicht geprüft.
Beschaffung, Eigentum, Installation, IT, Sicherheit, Wartung und Lagerung wurden nicht geplant.
Publikation/Ausstellung/Streaming wurde zugesagt, ohne Rechte, Einwilligungen oder Datenschutz zu klären.
Niemand ist für Abschlussberichte, Masterdateien, Repositorium/Archiv, Ausstattung, Accounts und das Schließen von Zugängen verantwortlich.