Infrastruktur, Services & Tools
Zuletzt geändert von Veronika Kocher am Freitag, 04 Sep. 2026 14:23
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Beginne mit der Aufgabe – nicht mit dem Tool.
Beschreibe zuerst, was das Projekt können muss: speichern, gemeinsam arbeiten, produzieren, dokumentieren,
analysieren, präsentieren, publizieren oder langfristig übergeben. Erst danach sollte ein konkretes System ausgewählt werden.
Institutionelle Lösungen sind besonders wichtig, wenn Verantwortung über einzelne Personen hinausreichen muss.
Das betrifft vor allem gemeinsame Accounts, Zugriffsrechte, Support, Datenschutz, technische Übergabe und die Frage,
ob Materialien nach Projektende noch zugänglich bleiben.
SCHRITT 1 · BEDARF BESCHREIBEN
Formuliere zuerst die Anforderungen, die Infrastruktur oder ein Tool erfüllen muss
Eine klare Bedarfsbeschreibung macht es leichter, bestehende institutionelle Angebote zu prüfen und ungeeignete Einzellösungen zu vermeiden.
Funktion: Was soll unterstützt werden – Speicherung, Kollaboration, Produktion, Analyse, Dokumentation, Präsentation oder Publikation?
Nutzer:innen: Wer arbeitet damit – Einzelperson, internes Team, externe Partner:innen, Teilnehmer:innen oder Öffentlichkeit?
Zugriff: Welche Rollen müssen lesen, bearbeiten, administrieren oder nur ansehen können?
Daten / Materialien: Welche Formate, Mengen, Geräte oder physischen Ressourcen sind betroffen?
Schutzbedarf: Gibt es personenbezogene, vertrauliche, lizenzbeschränkte oder anderweitig sensible Inhalte?
Support: Wie kritisch ist fachliche oder technische Unterstützung für den laufenden Betrieb?
Export / Übergabe: Müssen Daten, Dateien, Einstellungen oder Ergebnisse später aus dem System herausgeführt werden können?
Kosten / Laufzeit: Entstehen laufende Gebühren, Verbrauchskosten, Lizenzen oder projektgebundene Beschaffungskosten?
Verfügbarkeit: Wie lange muss die Infrastruktur nutzbar bleiben und was passiert nach Projektabschluss?
Abhängigkeiten: Welche anderen Systeme, Accounts, Räume, Geräte oder Services müssen damit zusammenspielen?
WICHTIGE UNTERSCHEIDUNGEN
Diese Fragen sollten nicht in einer einzigen Tool-Entscheidung verschwinden
Tool ≠ Service.
Ein technisches Produkt kann vorhanden sein, ohne dass institutioneller Support, Beratung oder Zuständigkeit dafür geklärt ist.
Ein technisches Produkt kann vorhanden sein, ohne dass institutioneller Support, Beratung oder Zuständigkeit dafür geklärt ist.
Verfügbarkeit ≠ Eignung.
Dass ein System technisch genutzt werden kann, bedeutet nicht automatisch, dass es für Schutzbedarf, Zusammenarbeit oder Übergabe geeignet ist.
Dass ein System technisch genutzt werden kann, bedeutet nicht automatisch, dass es für Schutzbedarf, Zusammenarbeit oder Übergabe geeignet ist.
Persönlicher Account ≠ Projektinfrastruktur.
Wenn ein Projekt von einzelnen privaten oder persönlichen Zugängen abhängt, können Übergabe und langfristige Verantwortung problematisch werden.
Wenn ein Projekt von einzelnen privaten oder persönlichen Zugängen abhängt, können Übergabe und langfristige Verantwortung problematisch werden.
Speicherplatz ≠ vollständige Arbeitsumgebung.
Zusammenarbeit kann zusätzlich Rollen, Versionierung, Freigaben, Dokumentation, Backup oder Exportmöglichkeiten erfordern.
Zusammenarbeit kann zusätzlich Rollen, Versionierung, Freigaben, Dokumentation, Backup oder Exportmöglichkeiten erfordern.
Kauf ≠ Betriebsfähigkeit.
Bei Geräten oder Software können Installation, Wartung, Support, Raum, Sicherheit, Schulung und Folgekosten ebenso wichtig sein wie der Anschaffungspreis.
Bei Geräten oder Software können Installation, Wartung, Support, Raum, Sicherheit, Schulung und Folgekosten ebenso wichtig sein wie der Anschaffungspreis.
Projektende ≠ Ende aller Abhängigkeiten.
Accounts, Lizenzen, Daten, Geräte und Zugänge müssen oft bewusst übergeben, geschlossen, exportiert oder weitergeführt werden.
Accounts, Lizenzen, Daten, Geräte und Zugänge müssen oft bewusst übergeben, geschlossen, exportiert oder weitergeführt werden.
SCHRITT 2 · INSTITUTIONELLE ANGEBOTE PRÜFEN
Prüfe zuerst bestehende Systeme, Services und Fachstellen
01
Bedarf einer Kategorie zuordnen
Ordne die Anforderung etwa digitaler Infrastruktur, Raum/Gebäude, Gerät/Lab oder einem spezialisierten Fachservice zu.
02
Bestehende Angebote suchen
Prüfe, ob die Universität bereits ein vorgesehenes System, einen Dienst oder eine zuständige Fachstelle anbietet.
03
Fachzuständigkeit klären
Ermittle, wer Nutzung, Support, Freigabe, Wartung oder technische Verantwortung tatsächlich trägt.
04
Zugangsweg prüfen
Kläre, ob Accounts, Reservierungen, Freigaben, Schulungen oder interne Vorlaufzeiten notwendig sind.
05
Schutzanforderungen prüfen
Beziehe Datenschutz, Zugriff, Vertraulichkeit und andere projektspezifische Einschränkungen ein.
06
Kosten & Ressourcen prüfen
Berücksichtige Lizenz-, Betriebs-, Verbrauchs-, Installations- oder Folgekosten und ordne sie dem Projektbudget zu.
07
Export und Übergabe klären
Prüfe, wie Dateien, Daten, Einstellungen, Geräte oder Zugänge bei Projektende weitergegeben oder geschlossen werden können.
08
Entscheidung dokumentieren
Halte fest, welche Lösung gewählt wurde, wer zuständig ist und welche offenen Abhängigkeiten noch bestehen.
SCHRITT 3 · LÖSUNGEN VERGLEICHEN
Vergleiche Anforderungen und Rahmenbedingungen systematisch
Ein einfacher Vergleich verhindert, dass ein Tool nur wegen Bekanntheit oder kurzfristiger Verfügbarkeit gewählt wird.
| Kriterium | Was prüfen? | Warum? |
|---|---|---|
| Funktionale Eignung | Erfüllt die Lösung die tatsächlich benötigten Aufgaben und Workflows? | Vermeidet Tool-Auswahl ohne klaren Projektbezug. |
| Institutionelle Zuständigkeit | Gibt es eine verantwortliche Einheit, Support oder definierte Betriebszuständigkeit? | Macht Nutzung und Eskalationsweg nachvollziehbar. |
| Zugriff & Rollen | Können notwendige Rollen und Berechtigungen sinnvoll abgebildet werden? | Unterstützt Zusammenarbeit und Schutzbedarf. |
| Datenschutz / Vertraulichkeit | Ist die Nutzung mit den Anforderungen des Projekts vereinbar? | Verhindert ungeeignete Ablage oder Verarbeitung sensibler Inhalte. |
| Exportierbarkeit | Können Dateien, Daten, Metadaten oder Einstellungen in brauchbarer Form exportiert werden? | Reduziert Abhängigkeit von einem einzelnen System. |
| Interoperabilität | Funktioniert die Lösung mit anderen benötigten Tools, Formaten oder Geräten? | Verhindert isolierte Insellösungen. |
| Support & Wartung | Wer hilft bei Störungen, Updates, Betrieb oder Nutzung? | Macht die tatsächliche Betriebsfähigkeit sichtbar. |
| Kosten | Welche Anschaffungs-, Lizenz-, Betriebs-, Verbrauchs- oder Folgekosten entstehen? | Verbindet Infrastruktur mit realistischer Projektplanung. |
| Laufzeit | Bleibt die Lösung über die benötigte Projekt- und Übergabephase verfügbar? | Verhindert Abhängigkeit von kurzfristigen Einzelzugängen. |
| Projektabschluss | Wie werden Accounts, Geräte, Daten, Lizenzen und Zugriffe am Ende behandelt? | Macht Übergabe und Abschluss planbar. |
TYPISCHE SZENARIEN
Infrastrukturbedarf zeigt sich je nach Projektform sehr unterschiedlich
Gemeinsame digitale Arbeitsumgebung
Prüfe Accounts, Rollen, Speicher, Zusammenarbeit, Backup, Export und Übergabe gemeinsam – nicht als getrennte Einzelentscheidungen.
Große Medien- oder Forschungsdaten
Berücksichtige Speicherbedarf, Transfer, Backup, Zugriffsrechte, Verarbeitung und gegebenenfalls spezialisierte Infrastruktur.
Geräte, Werkstätten oder Labs
Kläre Verfügbarkeit, Zugangsregeln, Schulung, Sicherheit, Verbrauchsmaterialien, Wartung und technische Unterstützung.
Räume & Gebäudeservices
Prüfe früh Kapazität, Zugänglichkeit, technische Anschlüsse, Aufbauzeiten, Sicherheit und zuständige Facility-Prozesse.
Spezialisierte Software oder Plattform
Prüfe Lizenz, Laufzeit, Accounts, Export, technische Abhängigkeiten und was nach Projektende mit Daten oder Projekten geschieht.
Gefördertes Verbundprojekt
Mehrere Partner:innen können unterschiedliche Systeme und Zuständigkeiten mitbringen. Kläre gemeinsame Arbeitswege, Übergaben und institutionelle Verantwortung früh.
SCHRITT 4 · INFRASTRUKTURPLAN DOKUMENTIEREN
Halte die wichtigsten Systeme, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten an einer Stelle fest
Der Infrastrukturplan kann Teil der Projektplanung oder des Datenmanagementplans sein. Entscheidend ist, dass technische Abhängigkeiten nicht nur implizit bekannt sind.
System / Service: Welche Infrastruktur oder welches Tool wird genutzt?
Zweck: Welche konkrete Projektfunktion unterstützt die Lösung?
Verantwortliche Einheit: Wer ist institutionell oder projektintern zuständig?
Zugangsweg: Wie erhalten Teammitglieder Accounts, Berechtigungen, Reservierungen oder Freigaben?
Kosten: Welche einmaligen oder laufenden Kosten müssen eingeplant werden?
Abhängigkeiten: Welche Geräte, Räume, Software, Accounts oder Datenformate werden zusätzlich benötigt?
Schutzanforderungen: Welche Datenschutz-, Vertraulichkeits- oder Sicherheitsfragen gelten?
Export / Übergabe: Wie werden Daten, Dateien, Geräte oder Zugänge bei Projektabschluss behandelt?
STOPP & PRÜFEN
Typische Warnsignale bei Infrastruktur- und Toolentscheidungen
Das Tool wurde gewählt, bevor der Bedarf geklärt war.
Die Projektarbeit passt sich unnötig an ein Produkt an, statt dass die Lösung die Aufgabe unterstützt.
Die Projektarbeit passt sich unnötig an ein Produkt an, statt dass die Lösung die Aufgabe unterstützt.
Zentrale Projektarbeit hängt an einem privaten oder persönlichen Account.
Zugriff, Übergabe und institutionelle Verantwortung sind dadurch gefährdet.
Zugriff, Übergabe und institutionelle Verantwortung sind dadurch gefährdet.
Niemand kennt die zuständige Fachstelle.
Bei Störung, Freigabe, Wartung oder Projektende fehlt ein klarer Eskalationsweg.
Bei Störung, Freigabe, Wartung oder Projektende fehlt ein klarer Eskalationsweg.
Export oder Datenmitnahme wurden nicht geprüft.
Wichtige Projektmaterialien können am Ende in einem System eingeschlossen bleiben.
Wichtige Projektmaterialien können am Ende in einem System eingeschlossen bleiben.
Nur der Anschaffungspreis wurde geplant.
Lizenz, Betrieb, Wartung, Verbrauch, Raum, Sicherheit, Schulung oder Support fehlen im Projektplan.
Lizenz, Betrieb, Wartung, Verbrauch, Raum, Sicherheit, Schulung oder Support fehlen im Projektplan.
Technische Abhängigkeiten sind nicht dokumentiert.
Bei Teamwechsel oder Projektabschluss ist unklar, welche Systeme zum Verstehen oder Weiterführen der Arbeit benötigt werden.
Bei Teamwechsel oder Projektabschluss ist unklar, welche Systeme zum Verstehen oder Weiterführen der Arbeit benötigt werden.
SERVICES & UNTERSTÜTZUNG
Welche Fachstelle je nach Infrastrukturtyp zuständig ist
IT & Digitalisierung / ZID
Primäre Fachzuständigkeit für digitale Systeme, Accounts, digitale Arbeitsumgebungen und technische Infrastruktur.
Facility Management
Primäre Zuständigkeit für Räume und Gebäudeservices sowie die dafür vorgesehenen internen Abläufe.
Jeweils benannte Fachstelle
Für Geräte, Labs, Werkstätten oder andere spezialisierte Infrastrukturen bleibt die Fachverantwortung bei der zuständigen Einheit.
Support Kunst und Forschung (SKF)
Koordiniert Infrastrukturbedarfe und interne Wege von Forschungsprojekten, besonders bei geförderten Projekten; die Fachverantwortung bleibt bei der zuständigen Einheit.
VERWANDTE THEMEN
Infrastrukturentscheidungen hängen eng mit diesen Projektthemen zusammen
PRAKTISCHE RESSOURCEN
Info-Blätter, Anleitungen und Vorlagen
Info-BlätterIN VORBEREITUNG
Kurze Orientierung zur Auswahl institutioneller Systeme, Services, Räume, Geräte und Tools.
AnleitungenIN VORBEREITUNG
Schritt-für-Schritt-Abläufe für Bedarfsanalyse, Lösungsvergleich und Übergabeplanung.
Checklisten & VorlagenIN VORBEREITUNG
Vorlage für Infrastrukturplan, Toolvergleich und technische Projektübergabe.
Brauchst du Hilfe beim richtigen internen Weg?
Starte bei der Fachstelle, die für den betreffenden Infrastrukturtyp zuständig ist.
Bei geförderten oder projektbasierten Forschungsvorhaben mit mehreren beteiligten Einheiten kann SKF den Projektweg und die Infrastrukturabhängigkeiten koordinieren.
Suchbegriffe & verwandte Themen
Infrastruktur · Services · Tools · digitale Systeme · IT · ZID · Facility Management · Räume · Gebäudeservices · Geräte · Labs · Werkstätten · Software · Plattform · Accounts · Zugriffsrechte · Kollaboration · Speicherung · Backup · Support · Wartung · Lizenz · Export · Interoperabilität · Datenschutz · Projektübergabe · Forschungsinfrastruktur · Projektinfrastruktur