Daten & Forschungsoutputs identifizieren
Identifiziere fünf Arten von Projektmaterial
Ein Element kann mehreren Kategorien zugeordnet sein. Es geht nicht um eine perfekte Klassifikation, sondern darum, dass nichts Planungsrelevantes übersehen wird.
1 · Inputs & nachgenutztes Ausgangsmaterial
Material, das bereits existiert, bevor dein Projekt es verwendet.
- Texte, Bilder, Filme, Musik, Archive und Sammlungen
- bestehende Datensätze, Datenbanken und Korpora
- Code, Software, Modelle oder Vorlagen von Dritten
- gefundenes Material, Objekte, Proben oder Referenzwerke
2 · Erzeugte oder erhobene Daten / Nachweise
Aufgezeichnetes Material, das im Forschungs- oder künstlerischen Prozess entsteht.
- Interviews, Umfragen, Beobachtungen und Feldnotizen
- Audio, Video, Fotografien und Scans
- Messwerte, Sensordaten und Versuchsaufzeichnungen
- Annotationen, Transkripte, strukturierte Datensätze oder Datenbanken
3 · Prozess- & Projektdokumentation
Unterlagen, die zeigen, wie sich die Arbeit entwickelt hat und wie Entscheidungen zustande kamen.
- Skizzen, Notizbücher, Probenunterlagen und Entwürfe
- Produktionsdateien, technische Pläne und Installationsanleitungen
- Entscheidungsprotokolle, Versionsverläufe und Provenienzangaben
- Dokumentation von Methoden, Workflows und Transformationen
4 · Forschungs- & künstlerische Outputs
Was das Projekt liefern, publizieren, präsentieren oder zugänglich machen soll.
- Kunstwerke, Performances, Ausstellungen und Installationen
- Publikationen, Artikel, Bücher, Kataloge und Abschlussarbeiten
- Filme, Audioarbeiten, Partituren, Designs und Prototypen
- Datensätze, Software, Code, Modelle, Websites oder Lehrmaterialien
5 · Administrative & nachweisrelevante Unterlagen
Unterlagen, die keine Forschungsoutputs sein müssen, aber für Nachvollziehbarkeit, Berichtspflichten oder Projektabschluss wichtig sind.
- Vereinbarungen, Einwilligungen und Genehmigungen
- Förder-Deliverables und Nachweise für Berichte
- Beschaffungs-, Geräte- oder Partnerdokumentation
- Freigaben, Verantwortlichkeiten und Übergabeunterlagen
Lege für jeden Material- oder Outputtyp eine Zeile an
Das Inventar verbindet die Projektidee mit den praktischen Entscheidungen, die daraus folgen. Es sollte genau genug sein, um Risiken, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten sichtbar zu machen, aber einfach genug, um laufend gepflegt zu werden.
| Inventarfeld | Festhalten | Warum das wichtig ist |
|---|---|---|
| Typ / Bezeichnung | Eine verständliche Kategorie wie „Interviewaufnahmen“, „CAD-Dateien der Installation“ oder „finale Ausstellungsdokumentation“. | Schafft eine gemeinsame Sprache im Team. |
| Herkunft | Selbst erzeugt, erhoben, beauftragt, von Partner*innen erhalten oder von Dritten nachgenutzt. | Die Herkunft beeinflusst Rechte, Provenienz und Verantwortlichkeiten. |
| Format / Material | Dateiformate, Softwareabhängigkeiten, physisches Material, analoge Träger oder benötigte Spezialgeräte. | Macht technische und langfristige Abhängigkeiten sichtbar. |
| Umfang | Ungefähre Menge, Dauer, Dateigröße, Anzahl von Objekten oder erwartetes Wachstum. | Hilft bei Speicher-, Transfer-, Backup- und Kostenplanung. |
| Personenbezug & Sensibilität | Ob personenbezogene, vertrauliche, eingeschränkte, kulturell sensible oder anderweitig schützenswerte Inhalte enthalten sind. | Bestimmt Zugriffs- und Schutzanforderungen. |
| Rechte / Genehmigungen | Wer Rechte hält, welche Lizenz gilt, welche Einwilligungen/Genehmigungen vorliegen und was noch ungeklärt ist. | Bestimmt, was nachgenutzt, publiziert oder geteilt werden darf. |
| Arbeitsort | Wo die aktive Kopie gespeichert oder ein physisches Objekt aufbewahrt wird. | Macht Zuständigkeit und Risiken sichtbar. |
| Master / maßgebliche Version | Welche Datei, welches Objekt oder welcher Datensatz als Master gilt und wie er von Arbeits- oder Derivatversionen unterschieden wird. | Verhindert Unklarheit bei Übergabe und Publikation. |
| Metadaten / Provenienz | Welche Angaben zu Quelle, Urheber*in, Datum, Kontext, Methode, Version und Beziehungen benötigt werden. | Macht Material später verständlich und nachnutzbar. |
| Lebenszyklusentscheidung | Behalten, löschen, einschränken, teilen, publizieren, deponieren, archivieren oder erhalten — und wer entscheidet. | Verbindet die laufende Arbeit mit Projektabschluss und langfristigem Zugang. |
Identifiziere die Dokumentation, die die Arbeit später verständlich macht
Bei performativen, räumlichen, prozessbasierten, partizipativen oder anderen ephemeren Arbeiten sind das Werk und seine Dokumentation nicht dasselbe. Entscheide bewusst, was dokumentiert werden muss und welchen Status diese Dokumentation hat.
Performance / Live-Arbeit
Mögliche Unterlagen sind Score oder Skript, Probenmaterial, Technical Rider, Bühnen- oder Raumplan, Foto-, Audio- und Videodokumentation, Credits, Einwilligungen von Mitwirkenden/Teilnehmenden und eine Beschreibung der tatsächlich realisierten Aufführung.
Installation / Ausstellung
Mögliche Unterlagen sind Konzeptmaterial, Pläne, CAD-/3D-Dateien, Komponentenlisten, Medien-Master, Installationsanleitungen, Geräteabhängigkeiten, Ansichten der installierten Arbeit, Beschriftungen/Credits sowie Informationen zu Abbau oder Wiederinstallation.
Design / Architektur / Herstellung
Mögliche Unterlagen sind Recherchequellen, Zeichnungen, Modelle, Prototypen, Materialtests, Fertigungsdateien, technische Spezifikationen, Fotografien, Iterationen, Entscheidungen und finale Präsentationsdateien.
Partizipative / interviewbasierte Arbeit
Mögliche Unterlagen sind Teilnehmendeninformation, Einwilligungen/Genehmigungen, Aufnahmen, Transkripte, von Teilnehmenden erzeugtes Material, Feldnotizen, Kodierung/Analyse, Zugriffsbeschränkungen und öffentliche Outputs.
Digitale / computergestützte Arbeit
Mögliche Unterlagen sind Quellcode, Abhängigkeiten, Konfiguration, Datensätze, Trainings- oder Verarbeitungsinputs, Dokumentation, Build-/Exportdateien, Versionsangaben, Lizenzen und jene Umgebung, die zum Reproduzieren oder Verstehen der Arbeit nötig ist.
Publikation / Film / Audio
Mögliche Unterlagen sind Recherchematerial, Quellmedien, Schnitt-/Projektdateien, Rechteunterlagen, Untertitel/Captions, Credits, hochauflösende oder erhaltungsfähige Master, Distributionsderivate und Publikationsmetadaten.
Diese Unterschiede verhindern spätere Probleme
Eigenes Material und Material von Dritten können sehr unterschiedliche Rechte- und Lizenzbedingungen haben.
Eine praktische Bearbeitungskopie ist nicht automatisch die maßgebliche oder langfristig geeignete Version.
Ein Foto einer Performance kann die Arbeit dokumentieren, ohne selbst das Werk zu sein. Halte die Beziehung ausdrücklich fest.
Ein Projekt kann einzelne Outputs publizieren und gleichzeitig personenbezogenes, vertrauliches, gesperrtes oder rechtebeschränktes Ausgangsmaterial geschlossen halten.
Dass eine Datei heute gespeichert ist, bedeutet nicht, dass sie in einigen Jahren noch geöffnet, verstanden oder verlässlich zugeordnet werden kann.
Material kann aus Nachweisgründen aufbewahrt werden müssen, ohne dass eine Berechtigung oder ein Grund für eine Veröffentlichung besteht.
Eine praktische Reihenfolge für das Team
Erwartete Typen auflisten
Starte bei Antrag, Arbeitspaketen, Methoden, künstlerischem Prozess, Deliverables und öffentlichen Outputs.
Nachgenutztes Material ergänzen
Erfasse Archive, bestehende Datensätze, Bilder/Medien von Dritten, Code, Partnermaterial und weitere Inputs.
Sensible Kategorien markieren
Identifiziere personenbezogenes, vertrauliches, eingeschränktes, kulturell sensibles oder anderweitig geschütztes Material frühzeitig.
Master festlegen
Entscheide, welche Dateien oder Objekte maßgeblich sind und wie Versionen/Derivate unterschieden werden.
Rechte & Genehmigungen festhalten
Dokumentiere Rechteinhaberschaft, Lizenzen, Einwilligungen, Partnerbedingungen und offene Fragen, bevor Verbreitung geplant wird.
Umfang & Abhängigkeiten schätzen
Markiere große Datenmengen, Spezialformate, Software, Hardware, Geräte, physischen Platzbedarf und Transferanforderungen.
Mit Speicherung & DMP verbinden
Nutze das Inventar, um Arbeitsorte, Zugriffsregeln, Backup, Dokumentation und Lebenszyklusmaßnahmen festzulegen.
An Meilensteinen prüfen
Aktualisiere das Inventar, wenn sich Methoden, Partner*innen, Outputs, Formate, Rechte, Personen oder Publikationspläne ändern.
Diese Fragen sollte jedes Projekt beantworten können
Typische Lücken im Inventar
Ausgangsmaterial, Prozessdokumentation und Forschungsnachweise fehlen in der Planung.
Niemand hat den konkreten Dienst, die Zuständigkeit, das Zugriffsmodell, das Backup oder die Masterkopie festgelegt.
Das Projekt kann enden, ohne dass genügend Informationen zum Verstehen, Präsentieren oder Erhalten der Arbeit vorhanden sind.
Quelle, Urheber*in, Lizenz oder Genehmigung lassen sich später nicht mehr rekonstruieren.
Zugriffsentscheidungen werden schwierig und unbeabsichtigte Offenlegung wahrscheinlicher.
Mehrere Exporte oder Kopien existieren, aber keine maßgebliche Version wurde festgelegt.
Ort, Eigentum, Zustand, Dokumentation oder Übergabeverantwortung sind nicht festgehalten.
Software, Hardware, Plugins oder Kontext, die zum erneuten Öffnen nötig sind, werden nicht dokumentiert.
Nutze das Inventar, um die richtige Unterstützung einzubeziehen
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