Dateien organisieren & benennen
Zuletzt geändert von Veronika Kocher am Freitag, 04 Sep. 2026 14:45
Beginne mit einem gemeinsamen Minimum.
Lege fest, wie Ordner aufgebaut sind, welche Angaben in Dateinamen gehören,
wie Arbeits-, Freigabe- und Masterversionen unterschieden werden und wo diese Regeln dokumentiert sind.
Die Struktur soll die Projektarbeit unterstützen – nicht zusätzliche Bürokratie erzeugen.
Verwende nur jene Angaben in Ordnern und Dateinamen, die tatsächlich helfen, Dateien zu verstehen, zu unterscheiden und wiederzufinden.
SCHRITT 1 · PROJEKTSTRUKTUR FESTLEGEN
Ordne Dateien nach Projektfunktion und Inhalt, nicht nach einzelnen Personen
Eine gute Struktur bleibt verständlich, auch wenn Personen wechseln oder das Projekt an eine andere Stelle übergeben wird.
Projektverwaltung: Verträge, Budget, Förderunterlagen, Berichte und organisatorische Dokumentation getrennt von Forschungs- oder Produktionsmaterial halten.
Arbeitsmaterial: Aktive Arbeitsdateien nach nachvollziehbaren Projektbereichen, Arbeitspaketen, Medien oder Methoden ordnen.
Quellmaterial: Originale, Eingangsdateien oder unveränderte Quellen sichtbar von bearbeiteten Dateien unterscheiden.
Prozessdokumentation: Skizzen, Protokolle, Produktionsdokumente, Provenienz und methodische Aufzeichnungen auffindbar halten.
Masterdateien: Maßgebliche oder freigegebene Versionen klar von Arbeits- und Exportkopien trennen.
Outputs: Publikations-, Präsentations- und Übergabeversionen strukturiert von internen Arbeitsdateien unterscheiden.
Externe Beiträge: Material von Partner:innen oder Dritten so ablegen, dass Herkunft und Rechteinformationen nachvollziehbar bleiben.
Archiv / Abschluss: Früh festlegen, was am Ende übernommen, erhalten, deponiert oder gelöscht werden soll.
WICHTIGE UNTERSCHEIDUNGEN
Diese Begriffe sollten im Projekt nicht durcheinandergeraten
Arbeitsdatei ≠ Masterdatei.
Eine Datei kann für die tägliche Bearbeitung praktisch sein, ohne die maßgebliche oder langfristig geeignete Version zu sein.
Eine Datei kann für die tägliche Bearbeitung praktisch sein, ohne die maßgebliche oder langfristig geeignete Version zu sein.
Aktuell ≠ freigegeben.
Die zuletzt bearbeitete Datei ist nicht automatisch jene Version, die intern bestätigt, publiziert oder übergeben werden soll.
Die zuletzt bearbeitete Datei ist nicht automatisch jene Version, die intern bestätigt, publiziert oder übergeben werden soll.
Ordnername ≠ vollständige Dokumentation.
Ordnerstruktur hilft bei Orientierung, ersetzt aber keine Metadaten, Provenienz- oder Entscheidungsdokumentation.
Ordnerstruktur hilft bei Orientierung, ersetzt aber keine Metadaten, Provenienz- oder Entscheidungsdokumentation.
Synchronisation ≠ Versionierung.
Ein synchronisierter Ordner zeigt nicht automatisch, welche Version maßgeblich ist oder warum eine Änderung vorgenommen wurde.
Ein synchronisierter Ordner zeigt nicht automatisch, welche Version maßgeblich ist oder warum eine Änderung vorgenommen wurde.
Export ≠ Master.
PDF, JPEG, MP4 oder andere Distributionsformate können praktische Ausgaben sein, während andere Dateien für Weiterbearbeitung oder Erhaltung maßgeblich bleiben.
PDF, JPEG, MP4 oder andere Distributionsformate können praktische Ausgaben sein, während andere Dateien für Weiterbearbeitung oder Erhaltung maßgeblich bleiben.
Persönlicher Ordner ≠ Projektstruktur.
Projektdateien sollten nicht nur über Namen einzelner Personen auffindbar sein, wenn sie langfristig gemeinsam genutzt werden müssen.
Projektdateien sollten nicht nur über Namen einzelner Personen auffindbar sein, wenn sie langfristig gemeinsam genutzt werden müssen.
SCHRITT 2 · DATEINAMEN-KONVENTION FESTLEGEN
Dateinamen sollen relevante Unterschiede sichtbar machen
Verwende ein konsistentes Muster und nur jene Bestandteile, die für dein Projekt wirklich nützlich sind.
01
Kernbestandteile auswählen
Zum Beispiel Projektkürzel, Inhalt, Datum, Version, Sprache, Status oder verantwortlicher Teilbereich.
02
Reihenfolge festlegen
Definiere eine Reihenfolge, die beim Sortieren und schnellen Lesen funktioniert.
03
Datum einheitlich schreiben
Wenn Datumsangaben wichtig sind, nutze ein konsistentes Format wie YYYY-MM-DD.
04
Version sichtbar machen
Nutze klare Versionsangaben, wenn mehrere Arbeitsstände parallel oder nacheinander entstehen.
05
Status nicht überladen
Verwende verständliche Statusangaben und vermeide lange Ketten wie final_final_neu_wirklichfinal.
06
Sonderzeichen bewusst einsetzen
Halte Dateinamen möglichst robust und kompatibel mit den verwendeten Systemen und Austauschwegen.
07
Regeln dokumentieren
Lege ein kurzes Beispiel oder eine README-Datei im Projekt ab, damit alle dieselbe Konvention verwenden.
08
Konvention testen
Prüfe an realen Dateien, ob die Namen lesbar, sortierbar und für neue Teammitglieder verständlich sind.
BEISPIELE
Ein Muster ist hilfreich, wenn es die tatsächliche Arbeit abbildet
Projektdatei mit Datum und Version
Geeignet, wenn zeitliche Abfolge und Versionsstand wichtig sind.
PROJ_interview-guide_2026-09-03_v03.docx
Medienproduktion mit Status
Geeignet, wenn mehrere Bearbeitungs- und Ausgabestände unterschieden werden müssen.
PROJ_film-trailer_v07_APPROVED.mov
Mehrsprachige Publikation
Geeignet, wenn Sprachversionen parallel geführt werden.
PROJ_catalogue-text_DE_v04.docx
Datensatz oder strukturierter Export
Geeignet, wenn Inhalt, Zeitraum oder Release unterschieden werden.
PROJ_dataset_2026-09_release-01.csv
Master und Derivat unterscheiden
Masterdatei und Präsentationskopie sollten eindeutig auseinanderzuhalten sein.
PROJ_installation_MASTER_v02.tif
PROJ_installation_web_v02.jpg
PROJ_installation_web_v02.jpg
Prozessdokumentation
Bei künstlerischen Prozessen kann der Kontext genauso wichtig sein wie das Endprodukt.
PROJ_rehearsal-notes_2026-09-03_AB.md
SCHRITT 3 · MINIMALSTANDARD DOKUMENTIEREN
Ein kurzer Standard reicht, wenn er konsequent verwendet wird
Lege die Regeln an einer zentralen, für alle zugänglichen Stelle ab – etwa in einer README-Datei oder in der Projektdokumentation.
| Element | Was festlegen? | Beispiel |
|---|---|---|
| Ordnerstruktur | Welche Hauptordner gibt es und wofür werden sie verwendet? | 01_Admin · 02_Working · 03_Source · 04_Master · 05_Output |
| Dateinamen | Welche Bestandteile sind erforderlich und in welcher Reihenfolge? | Projekt_Inhalt_Datum_Version |
| Datum | Welches Format wird verwendet? | YYYY-MM-DD |
| Version | Wie werden Arbeitsstände nummeriert? | v01, v02, v03 |
| Status | Welche wenigen Statusbegriffe werden verwendet? | DRAFT · REVIEW · APPROVED · PUBLISHED |
| Master | Wie wird die maßgebliche Version gekennzeichnet? | MASTER oder dokumentierter Master-Ordner |
| Verantwortung | Wer pflegt die Konvention und entscheidet bei Ausnahmen? | Projektteam / definierte Rolle |
| Änderungen | Wann wird die Struktur überprüft? | Projektstart, Meilenstein, Teamwechsel, Übergabe |
STOPP & PRÜFEN
Typische Warnsignale bei Datei- und Ordnerorganisation
Mehrere Dateien heißen „final“.
Es ist nicht eindeutig, welche Version tatsächlich freigegeben, publiziert oder als Master vorgesehen ist.
Es ist nicht eindeutig, welche Version tatsächlich freigegeben, publiziert oder als Master vorgesehen ist.
Ordner sind nach Personen statt nach Projektfunktion benannt.
Bei Rollenwechsel oder Übergabe wird die Struktur unverständlich.
Bei Rollenwechsel oder Übergabe wird die Struktur unverständlich.
Dateinamen enthalten keine unterscheidenden Informationen.
Inhalt, Datum, Version oder Status sind nur durch Öffnen der Datei erkennbar.
Inhalt, Datum, Version oder Status sind nur durch Öffnen der Datei erkennbar.
Jede Person verwendet eigene Regeln.
Die gemeinsame Ablage verliert ihre Funktion als Projektstruktur.
Die gemeinsame Ablage verliert ihre Funktion als Projektstruktur.
Masterdateien und Exporte liegen ungekennzeichnet nebeneinander.
Es ist unklar, welche Datei weiterbearbeitet oder langfristig erhalten werden soll.
Es ist unklar, welche Datei weiterbearbeitet oder langfristig erhalten werden soll.
Die Konvention existiert nur im Kopf einer Person.
Ohne kurze Dokumentation kann sie bei Teamwechsel, Urlaub oder Projektende nicht zuverlässig fortgeführt werden.
Ohne kurze Dokumentation kann sie bei Teamwechsel, Urlaub oder Projektende nicht zuverlässig fortgeführt werden.
SERVICES & UNTERSTÜTZUNG
Wer bei Datei- und Dokumentationspraxis unterstützen kann
Projektteam
Verantwortet die gemeinsame Arbeitskonvention und entscheidet, welche Struktur im konkreten Projekt praktikabel ist.
Universitätsbibliothek / Forschungsdatenmanagement
Berät zu Forschungsdaten-, Dokumentations- und Datenmanagementpraxis, wenn Dateien Teil des Forschungsdaten- oder DMP-Kontexts sind.
IT
Unterstützt bei der technischen Umsetzung, wenn Speicherorte, Zugriffsmodelle oder Werkzeuge betroffen sind.
Support Kunst und Forschung (SKF)
Verknüpft Datei- und Dokumentationsanforderungen in geförderten Projekten mit Antrag, Deliverables oder Datenmanagementplan.
VERWANDTE THEMEN
Datei- und Ordnerorganisation hängt eng mit diesen Entscheidungen zusammen
SCHULUNGEN & WORKSHOPS
Schulungen, Workshops & Sprechstunden
Passende Angebote zu diesem Thema werden hier künftig automatisch aus dem zentralen Kalender angezeigt.
IN VORBEREITUNGPRAKTISCHE RESSOURCEN
Info-Blätter, Anleitungen und Vorlagen
Info-BlätterIN VORBEREITUNG
Kurze Orientierung zu Ordnerstruktur, Dateibenennung und grundlegender Versionierung.
AnleitungenIN VORBEREITUNG
Schritt-für-Schritt-Beispiele für Projektstruktur, Namenskonventionen und Masterdateien.
Checklisten & VorlagenIN VORBEREITUNG
README-Vorlage, Namensschema und Checkliste für Projektübergabe.
Brauchst du Hilfe beim passenden Minimalstandard?
Beginne mit einer kurzen gemeinsamen Regel für Ordner, Dateinamen, Versionen und Masterdateien.
Bei Forschungsdaten- oder DMP-Anforderungen kann die Universitätsbibliothek / Forschungsdatenmanagement beraten;
bei geförderten Projekten kann SKF die Anforderungen mit dem Projektweg verbinden.
Suchbegriffe & verwandte Themen
Dateiorganisation · Dateibenennung · Ordnerstruktur · Dateistruktur · Namenskonvention · Dateiname · Dateinamen · Versionierung · Versionsnummer · Masterdatei · Arbeitsdatei · Freigabe · final · README · Projektordner · Projektdateien · Forschungsdaten · Dokumentation · Provenienz · Übergabe · Archivierung · Dateiformat · Dateiverwaltung