Datenschutz & Ethik
Erfasse nicht nur Daten, sondern auch Zweck, Zugriff und spätere Nutzung
Für jedes relevante Material oder jede Informationsgruppe sollte nachvollziehbar sein, warum sie benötigt wird und wie mit ihr umgegangen werden soll.
Diese Entscheidungen sollten getrennt betrachtet werden
Eine Zustimmung zur Teilnahme an einem Projekt ist nicht automatisch dasselbe wie die Erlaubnis, identifizierbare Inhalte öffentlich zu zeigen oder zu publizieren.
Ethische Fragen können über die reine Einhaltung rechtlicher Anforderungen hinausgehen und zusätzliche Abwägungen verlangen.
Dass Informationen für die Projektarbeit benötigt werden, bedeutet nicht automatisch, dass sie später weitergegeben oder veröffentlicht werden sollten.
Lege fest, wer während der aktiven Arbeit Zugriff braucht und was nach Abschluss aufbewahrt, eingeschränkt oder gelöscht wird.
Prüfe, welche personenbezogenen oder sensiblen Informationen tatsächlich erforderlich sind, bevor sie erhoben oder gespeichert werden.
SKF kann Projekt- und Förderwege koordinieren, ist aber nicht die Datenschutzinstanz.
Datenschutz und Ethik als Teil des Projektworkflows organisieren
Informationsbedarf klären
Bestimme, welche personenbezogenen, vertraulichen oder sensiblen Informationen für das Vorhaben tatsächlich benötigt werden.
Informationsfluss beschreiben
Halte fest, woher Informationen kommen, wer sie erhält, wo sie gespeichert werden und wie sie das Projekt verlassen können.
Zuständigkeit festlegen
Bestimme, wer im Projekt für Entscheidungen, Dokumentation, Zugriffe und gegebenenfalls fachliche Rückfragen verantwortlich ist.
Einwilligungen und Informationen planen
Trenne bei Bedarf Teilnahme, Dokumentation und Veröffentlichung identifizierbarer Inhalte voneinander.
Speicherung und Zugriff festlegen
Plane geeignete Speicherorte, Zugriffsbeschränkungen und Schutzmaßnahmen vor Beginn der Datenerhebung oder Produktion.
Aufbewahrung und Löschung planen
Entscheide, welche Informationen wie lange benötigt werden und was nach Abschluss gelöscht, eingeschränkt oder aufbewahrt wird.
Fachprüfung rechtzeitig einplanen
Binde die Datenschutzstelle sowie den jeweils anwendbaren Ethik- oder Förderweg ein, wenn das Projekt dies erfordert.
Vor Veröffentlichung erneut prüfen
Kontrolliere vor Teilen oder Publizieren, ob die geplante Form der Sichtbarkeit mit den dokumentierten Entscheidungen übereinstimmt.
Bei diesen Projektformen sollte der Informationsfluss besonders früh geklärt werden
Interviews, Gespräche & Porträts
Trenne Teilnahme, Aufzeichnung, interne Auswertung und mögliche Veröffentlichung identifizierbarer Inhalte klar voneinander.
Partizipative & kollaborative Arbeit
Prüfe, welche Informationen über Beteiligte entstehen, wer sie sehen kann und welche späteren Formen der Darstellung oder Veröffentlichung vorgesehen sind.
Vertrauliche oder sensible Materialien
Definiere Zugriff, Speicherort, Weitergabe, Aufbewahrung und Löschung ausdrücklich, statt sie dem allgemeinen Projektworkflow zu überlassen.
Externe Projektpartner:innen
Kläre, welche Informationen zwischen Einheiten ausgetauscht werden, wer jeweils zuständig ist und wie Übergaben oder Projektende behandelt werden.
Öffentliche Outputs
Prüfe vor Website, Ausstellung, Publikation oder Repositoriumsablage erneut, welche identifizierbaren oder sensiblen Informationen tatsächlich sichtbar werden sollen.
Geförderte Projekte
Beziehe zusätzliche Förderanforderungen, Berichtspflichten oder anwendbare Prüfwege in die Projektplanung ein.
Ein einfaches Datenschutz- & Ethik-Log macht Entscheidungen nachvollziehbar
Das Log kann Teil des Projektordners, Materialinventars oder Datenmanagementplans sein. Entscheidend ist, dass Zuständigkeit, Zugriff, Aufbewahrung und geplante Weitergabe nachvollziehbar bleiben.
| Feld | Was festhalten? | Warum? |
|---|---|---|
| Material / Informationsgruppe | Eindeutige Bezeichnung für Daten, Dokumentation, Aufzeichnung oder Materialgruppe. | Verknüpft Entscheidungen mit dem richtigen Projektmaterial. |
| Personenbezug / Sensibilität | Welche personenbezogenen, vertraulichen oder sensiblen Informationen enthalten sind. | Macht Schutzbedarf früh sichtbar. |
| Zweck | Warum die Information benötigt, erhoben, erzeugt oder aufbewahrt wird. | Verhindert unklare oder unnötige Datensammlung. |
| Zugriff | Welche Personen, Rollen oder Projektpartner:innen zugreifen dürfen. | Macht Verantwortlichkeit und Zugriffsbeschränkungen nachvollziehbar. |
| Speicherung | Wo die Information gespeichert wird und wer den Speicherort verwaltet. | Verbindet Schutzanforderungen mit der tatsächlichen Arbeitsumgebung. |
| Einwilligung / Information | Welche Teilnahme-, Dokumentations- oder Veröffentlichungsentscheidungen festgehalten wurden. | Trennt unterschiedliche Verwendungszwecke voneinander. |
| Aufbewahrung / Löschung | Wie lange die Information benötigt wird und was am Projektende geschieht. | Verhindert unbeabsichtigte unbegrenzte Aufbewahrung. |
| Teilen / Publikation | Ob und in welcher Form Inhalte intern, eingeschränkt oder öffentlich genutzt werden. | Verbindet Projektarbeit mit späterer Veröffentlichung. |
| Review | Datum oder Ereignis für eine erneute Prüfung, etwa vor Veröffentlichung oder Projektabschluss. | Stellt sicher, dass geänderte Projektpläne erneut bewertet werden. |
Typische Warnsignale bei Datenschutz- und Ethikfragen
Der Informationsbedarf wurde nicht vor Beginn der Arbeit geklärt.
Die Erlaubnis zur Teilnahme deckt nicht automatisch jede spätere Sichtbarkeit identifizierbarer Inhalte ab.
Es ist unklar, wer während des Projekts personenbezogene, vertrauliche oder sensible Informationen sehen darf.
Niemand hat festgelegt, was nach Projektende behalten, eingeschränkt oder gelöscht wird.
Vor Publikation, Ausstellung oder Online-Stellung muss erneut geklärt werden, welche Informationen sichtbar werden.
Projektkoordination, Datenschutzprüfung und gegebenenfalls ethische Prüfung müssen klar voneinander unterschieden werden.
Wer bei Datenschutz- und Ethikfragen zuständig ist
Datenschutz- und Ethikentscheidungen hängen oft mit diesen Themen zusammen
Schulungen, Workshops & Sprechstunden
Passende Angebote zu diesem Thema werden hier künftig automatisch aus dem zentralen Kalender angezeigt.
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