Datenschutz & Ethik
Zuletzt geändert von Veronika Kocher am Donnerstag, 03 Sep. 2026 16:21
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Beginne mit dem tatsächlichen Informationsfluss.
Halte fest, welche personenbezogenen, vertraulichen oder sensiblen Informationen entstehen oder genutzt werden,
wer sie erhält, wo sie gespeichert werden und was am Projektende damit geschehen soll.
Planungshilfe – keine verbindliche Datenschutz- oder Ethikentscheidung.
Diese Seite hilft, Fragen früh sichtbar zu machen und zu dokumentieren.
Datenschutzfragen gehören zur zuständigen Datenschutzstelle; ethische Prüfungen folgen dem jeweils anwendbaren Projekt-, Förder- oder Prüfweg.
SCHRITT 1 · DATENSCHUTZ- & ETHIKINVENTAR ANLEGEN
Erfasse nicht nur Daten, sondern auch Zweck, Zugriff und spätere Nutzung
Für jedes relevante Material oder jede Informationsgruppe sollte nachvollziehbar sein, warum sie benötigt wird und wie mit ihr umgegangen werden soll.
Informationsart: Welche personenbezogenen, vertraulichen oder sensiblen Informationen enthält das Material?
Notwendigkeit: Welche dieser Informationen werden für das Projekt tatsächlich benötigt?
Personen / Beteiligte: Von wem stammen die Informationen und wer ist davon betroffen?
Zweck: Wofür werden die Informationen erhoben, erzeugt, analysiert oder dokumentiert?
Zugriff: Wer darf während des Projekts auf die Informationen zugreifen?
Speicherung: Wo werden die Informationen gespeichert und wie werden sie angemessen geschützt?
Aufbewahrung / Löschung: Was soll wie lange aufbewahrt und was später gelöscht werden?
Teilen / Veröffentlichen: Welche Inhalte sollen intern bleiben, eingeschränkt geteilt oder öffentlich zugänglich werden?
Einwilligungen / Informationen: Welche Vereinbarungen oder Informationen für Beteiligte sind erforderlich?
Ethik- oder Förderweg: Gibt es einen anwendbaren Prüf-, Genehmigungs- oder Förderweg, der berücksichtigt werden muss?
WICHTIGE UNTERSCHEIDUNGEN
Diese Entscheidungen sollten getrennt betrachtet werden
Teilnahme ≠ Veröffentlichung.
Eine Zustimmung zur Teilnahme an einem Projekt ist nicht automatisch dasselbe wie die Erlaubnis, identifizierbare Inhalte öffentlich zu zeigen oder zu publizieren.
Eine Zustimmung zur Teilnahme an einem Projekt ist nicht automatisch dasselbe wie die Erlaubnis, identifizierbare Inhalte öffentlich zu zeigen oder zu publizieren.
Rechtskonform ≠ ethisch unproblematisch.
Ethische Fragen können über die reine Einhaltung rechtlicher Anforderungen hinausgehen und zusätzliche Abwägungen verlangen.
Ethische Fragen können über die reine Einhaltung rechtlicher Anforderungen hinausgehen und zusätzliche Abwägungen verlangen.
Erheben ≠ Teilen.
Dass Informationen für die Projektarbeit benötigt werden, bedeutet nicht automatisch, dass sie später weitergegeben oder veröffentlicht werden sollten.
Dass Informationen für die Projektarbeit benötigt werden, bedeutet nicht automatisch, dass sie später weitergegeben oder veröffentlicht werden sollten.
Zugriff im Projekt ≠ Zugriff nach Projektende.
Lege fest, wer während der aktiven Arbeit Zugriff braucht und was nach Abschluss aufbewahrt, eingeschränkt oder gelöscht wird.
Lege fest, wer während der aktiven Arbeit Zugriff braucht und was nach Abschluss aufbewahrt, eingeschränkt oder gelöscht wird.
Mehr Daten ≠ besseres Projekt.
Prüfe, welche personenbezogenen oder sensiblen Informationen tatsächlich erforderlich sind, bevor sie erhoben oder gespeichert werden.
Prüfe, welche personenbezogenen oder sensiblen Informationen tatsächlich erforderlich sind, bevor sie erhoben oder gespeichert werden.
Projektkoordination ≠ Datenschutzentscheidung.
SKF kann Projekt- und Förderwege koordinieren, ist aber nicht die Datenschutzinstanz.
SKF kann Projekt- und Förderwege koordinieren, ist aber nicht die Datenschutzinstanz.
SCHRITT 2 · PRAKTISCHER ABLAUF
Datenschutz und Ethik als Teil des Projektworkflows organisieren
01
Informationsbedarf klären
Bestimme, welche personenbezogenen, vertraulichen oder sensiblen Informationen für das Vorhaben tatsächlich benötigt werden.
02
Informationsfluss beschreiben
Halte fest, woher Informationen kommen, wer sie erhält, wo sie gespeichert werden und wie sie das Projekt verlassen können.
03
Zuständigkeit festlegen
Bestimme, wer im Projekt für Entscheidungen, Dokumentation, Zugriffe und gegebenenfalls fachliche Rückfragen verantwortlich ist.
04
Einwilligungen und Informationen planen
Trenne bei Bedarf Teilnahme, Dokumentation und Veröffentlichung identifizierbarer Inhalte voneinander.
05
Speicherung und Zugriff festlegen
Plane geeignete Speicherorte, Zugriffsbeschränkungen und Schutzmaßnahmen vor Beginn der Datenerhebung oder Produktion.
06
Aufbewahrung und Löschung planen
Entscheide, welche Informationen wie lange benötigt werden und was nach Abschluss gelöscht, eingeschränkt oder aufbewahrt wird.
07
Fachprüfung rechtzeitig einplanen
Binde die Datenschutzstelle sowie den jeweils anwendbaren Ethik- oder Förderweg ein, wenn das Projekt dies erfordert.
08
Vor Veröffentlichung erneut prüfen
Kontrolliere vor Teilen oder Publizieren, ob die geplante Form der Sichtbarkeit mit den dokumentierten Entscheidungen übereinstimmt.
TYPISCHE SZENARIEN
Bei diesen Projektformen sollte der Informationsfluss besonders früh geklärt werden
Interviews, Gespräche & Porträts
Trenne Teilnahme, Aufzeichnung, interne Auswertung und mögliche Veröffentlichung identifizierbarer Inhalte klar voneinander.
Partizipative & kollaborative Arbeit
Prüfe, welche Informationen über Beteiligte entstehen, wer sie sehen kann und welche späteren Formen der Darstellung oder Veröffentlichung vorgesehen sind.
Vertrauliche oder sensible Materialien
Definiere Zugriff, Speicherort, Weitergabe, Aufbewahrung und Löschung ausdrücklich, statt sie dem allgemeinen Projektworkflow zu überlassen.
Externe Projektpartner:innen
Kläre, welche Informationen zwischen Einheiten ausgetauscht werden, wer jeweils zuständig ist und wie Übergaben oder Projektende behandelt werden.
Öffentliche Outputs
Prüfe vor Website, Ausstellung, Publikation oder Repositoriumsablage erneut, welche identifizierbaren oder sensiblen Informationen tatsächlich sichtbar werden sollen.
Geförderte Projekte
Beziehe zusätzliche Förderanforderungen, Berichtspflichten oder anwendbare Prüfwege in die Projektplanung ein.
SCHRITT 3 · ENTSCHEIDUNGEN DOKUMENTIEREN
Ein einfaches Datenschutz- & Ethik-Log macht Entscheidungen nachvollziehbar
Das Log kann Teil des Projektordners, Materialinventars oder Datenmanagementplans sein. Entscheidend ist, dass Zuständigkeit, Zugriff, Aufbewahrung und geplante Weitergabe nachvollziehbar bleiben.
| Feld | Was festhalten? | Warum? |
|---|---|---|
| Material / Informationsgruppe | Eindeutige Bezeichnung für Daten, Dokumentation, Aufzeichnung oder Materialgruppe. | Verknüpft Entscheidungen mit dem richtigen Projektmaterial. |
| Personenbezug / Sensibilität | Welche personenbezogenen, vertraulichen oder sensiblen Informationen enthalten sind. | Macht Schutzbedarf früh sichtbar. |
| Zweck | Warum die Information benötigt, erhoben, erzeugt oder aufbewahrt wird. | Verhindert unklare oder unnötige Datensammlung. |
| Zugriff | Welche Personen, Rollen oder Projektpartner:innen zugreifen dürfen. | Macht Verantwortlichkeit und Zugriffsbeschränkungen nachvollziehbar. |
| Speicherung | Wo die Information gespeichert wird und wer den Speicherort verwaltet. | Verbindet Schutzanforderungen mit der tatsächlichen Arbeitsumgebung. |
| Einwilligung / Information | Welche Teilnahme-, Dokumentations- oder Veröffentlichungsentscheidungen festgehalten wurden. | Trennt unterschiedliche Verwendungszwecke voneinander. |
| Aufbewahrung / Löschung | Wie lange die Information benötigt wird und was am Projektende geschieht. | Verhindert unbeabsichtigte unbegrenzte Aufbewahrung. |
| Teilen / Publikation | Ob und in welcher Form Inhalte intern, eingeschränkt oder öffentlich genutzt werden. | Verbindet Projektarbeit mit späterer Veröffentlichung. |
| Review | Datum oder Ereignis für eine erneute Prüfung, etwa vor Veröffentlichung oder Projektabschluss. | Stellt sicher, dass geänderte Projektpläne erneut bewertet werden. |
STOPP & PRÜFEN
Typische Warnsignale bei Datenschutz- und Ethikfragen
Es werden mehr personenbezogene Informationen gesammelt als tatsächlich benötigt.
Der Informationsbedarf wurde nicht vor Beginn der Arbeit geklärt.
Der Informationsbedarf wurde nicht vor Beginn der Arbeit geklärt.
Teilnahme und Veröffentlichung werden als dieselbe Entscheidung behandelt.
Die Erlaubnis zur Teilnahme deckt nicht automatisch jede spätere Sichtbarkeit identifizierbarer Inhalte ab.
Die Erlaubnis zur Teilnahme deckt nicht automatisch jede spätere Sichtbarkeit identifizierbarer Inhalte ab.
Zugriffsrechte sind nicht festgelegt.
Es ist unklar, wer während des Projekts personenbezogene, vertrauliche oder sensible Informationen sehen darf.
Es ist unklar, wer während des Projekts personenbezogene, vertrauliche oder sensible Informationen sehen darf.
Aufbewahrung und Löschung sind offen.
Niemand hat festgelegt, was nach Projektende behalten, eingeschränkt oder gelöscht wird.
Niemand hat festgelegt, was nach Projektende behalten, eingeschränkt oder gelöscht wird.
Öffentliche Präsentation ist geplant, aber noch nicht geprüft.
Vor Publikation, Ausstellung oder Online-Stellung muss erneut geklärt werden, welche Informationen sichtbar werden.
Vor Publikation, Ausstellung oder Online-Stellung muss erneut geklärt werden, welche Informationen sichtbar werden.
Mehrere Einheiten sind beteiligt, aber Zuständigkeiten fehlen.
Projektkoordination, Datenschutzprüfung und gegebenenfalls ethische Prüfung müssen klar voneinander unterschieden werden.
Projektkoordination, Datenschutzprüfung und gegebenenfalls ethische Prüfung müssen klar voneinander unterschieden werden.
SERVICES & UNTERSTÜTZUNG
Wer bei Datenschutz- und Ethikfragen zuständig ist
Datenschutzbeauftragter / Datenschutzstelle
Primäre Fachzuständigkeit für Fragen zu personenbezogenen Daten und zur datenschutzrechtlichen Prüfung.
Projekt- / tragende Einheit
Für projektbezogene Verantwortung, Arbeitsabläufe und die organisatorische Verankerung von Entscheidungen.
Anwendbarer Ethik- oder Förderweg
Für ethische Prüfungen oder zusätzliche Anforderungen, wenn der konkrete Projekt- oder Förderkontext dies vorsieht.
Support Kunst und Forschung (SKF)
Koordiniert Projekt- und Förderanforderungen und unterstützt beim Routing zur Fachprüfung; SKF ist nicht die Datenschutzinstanz.
VERWANDTE THEMEN
Datenschutz- und Ethikentscheidungen hängen oft mit diesen Themen zusammen
PRAKTISCHE RESSOURCEN
Info-Blätter, Anleitungen und Vorlagen
Info-BlätterIN VORBEREITUNG
Kurze Orientierung zu personenbezogenen Daten, Vertraulichkeit, Einwilligungen und ethischen Projektfragen.
AnleitungenIN VORBEREITUNG
Schritt-für-Schritt-Abläufe für Informationsinventar, Zugriffsplanung, Aufbewahrung und Publikationsprüfung.
Checklisten & VorlagenIN VORBEREITUNG
Vorlagen für Entscheidungslog, Projektprüfung und Übergabe.
Brauchst du Hilfe beim richtigen Weg?
Bei Fragen zu personenbezogenen Daten starte bei der Datenschutzstelle.
Wenn mehrere Einheiten oder Förderanforderungen beteiligt sind, kann SKF den Projektweg koordinieren und zur zuständigen Fachprüfung weiterleiten.
Suchbegriffe & verwandte Themen
Datenschutz · Ethik · personenbezogene Daten · sensible Daten · Vertraulichkeit · Einwilligung · Zustimmung · Teilnahme · Veröffentlichung · identifizierbare Inhalte · Zugriff · Zugriffskontrolle · Speicherung · Aufbewahrung · Löschung · Weitergabe · Datenmanagement · Forschungsdaten · Projektdokumentation · Datenschutzbeauftragter · Ethikprüfung · Förderbedingungen · Projektpartner:innen · Publikation · Repositorium