Zusammenarbeit einrichten

<style>

4

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5

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6

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7

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8

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9

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10

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11

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12

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13

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14

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15

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17

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18

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20

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21

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22

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24

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25

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26

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27

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28

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29

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33

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34

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37

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39

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40

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41

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42

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44

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45

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46

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47

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48

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</style>

</div>

<div class="col-eye" style="color:#3f6d4b;margin-bottom:5px;">VORBEREITEN · INFRASTRUKTUR & ZUSAMMENARBEIT EINRICHTEN</div>

59

<h2 style="font-size:27px;line-height:1.2;margin:0 0 8px;color:#2c2926;">Zusammenarbeit so einrichten, dass Rollen, Zugänge, Dateien und Verantwortlichkeiten nicht an einzelnen Personen hängen</h2>

60

61

Gemeinsame Arbeitsumgebungen, institutionelle Accounts, klare Zugriffsgruppen und dokumentierte Rollen schaffen eine belastbare Grundlage für kollaborative Projekte.

62

Lege früh fest, wie das Team arbeitet, wer worauf zugreifen darf, wie Entscheidungen dokumentiert werden und wie Übergaben organisiert sind.

</p>

</div>

</section>

<strong>Beginne mit Menschen, Rollen und gemeinsam genutzten Ressourcen.</strong>

69

Beschreibe, wer im Projekt mitarbeitet, welche Aufgaben und Entscheidungsrechte bestehen,

70

welche Systeme gemeinsam genutzt werden und was bei Rollenwechsel oder Projektende übergeben werden muss.

</div>

<strong>Gute Zusammenarbeit ist organisatorisch und technisch zugleich.</strong>

75

Rollen ohne passende Zugriffsrechte funktionieren ebenso schlecht wie geteilte Ordner ohne klare Zuständigkeit.

76

Plane Arbeitsvereinbarungen, Accounts, Dateien, Kommunikation und Übergabe deshalb gemeinsam.

</div>

<div class="col-eye" style="color:#3f6d4b;margin-bottom:4px;">SCHRITT 1 · BETEILIGTE & ROLLEN KLÄREN</div>

81

<h3>Lege fest, wer im Projekt wofür verantwortlich ist</h3>

82

<p>Rollen müssen nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass zentrale Aufgaben, Entscheidungen und Übergaben einer verantwortlichen Person oder Funktion zugeordnet sind.</p>

83

84

<div class="col-check"><strong>Projektleitung:</strong> Wer trägt die übergeordnete Projektverantwortung und entscheidet bei Ziel-, Ressourcen- oder Prioritätsfragen?</div>

85

<div class="col-check"><strong>Fachliche / künstlerische Rollen:</strong> Wer verantwortet Inhalte, Methoden, künstlerische Arbeit, Forschung oder Produktion?</div>

86

<div class="col-check"><strong>Technische Rollen:</strong> Wer verwaltet Systeme, Geräte, Speicherorte, Accounts oder technische Workflows?</div>

87

<div class="col-check"><strong>Administrative Rollen:</strong> Wer kümmert sich um Budget, Verträge, Förderunterlagen, Berichte oder organisatorische Abläufe?</div>

88

<div class="col-check"><strong>Daten / Dokumentation:</strong> Wer hält Projektentscheidungen, Dateien, Metadaten oder Datenmanagement nachvollziehbar?</div>

89

<div class="col-check"><strong>Externe Partner:innen:</strong> Welche Aufgaben, Zugriffe und Liefergegenstände liegen außerhalb der Universität?</div>

90

<div class="col-check"><strong>Freigaben:</strong> Wer darf Inhalte, Daten, Publikationen, Ausgaben oder öffentliche Kommunikation freigeben?</div>

91

<div class="col-check"><strong>Vertretung / Übergabe:</strong> Wer kann zentrale Aufgaben übernehmen, wenn Personen ausfallen oder das Projekt verlassen?</div>

</div>

</section>

<div class="col-eye" style="color:#3f6d4b;margin-bottom:4px;">WICHTIGE UNTERSCHEIDUNGEN</div>

97

<h3>Diese Dinge sollten in kollaborativen Projekten nicht gleichgesetzt werden</h3>

98

99

<div class="col-infra"><strong>Rolle ≠ Account.</strong><br>Eine fachliche oder organisatorische Rolle sollte nicht nur dadurch definiert sein, dass eine bestimmte Person einen technischen Zugang besitzt.</div>

100

<div class="col-infra"><strong>Zugriff ≠ Verantwortung.</strong><br>Wer eine Datei öffnen kann, ist nicht automatisch für ihre Qualität, Freigabe, Sicherung oder langfristige Aufbewahrung zuständig.</div>

101

<div class="col-infra"><strong>Gemeinsamer Ordner ≠ gemeinsame Arbeitsvereinbarung.</strong><br>Zusammenarbeit braucht zusätzlich Regeln zu Benennung, Versionen, Freigaben, Kommunikation und Zuständigkeiten.</div>

102

<div class="col-infra"><strong>Persönlicher Account ≠ Projektkonto.</strong><br>Wenn zentrale Ressourcen an persönliche Zugänge gebunden sind, können Übergabe, Kontinuität und institutionelle Verantwortung problematisch werden.</div>

103

<div class="col-infra"><strong>Projektpartner:in ≠ gleiche Zugriffsrechte.</strong><br>Externe Partner:innen brauchen nur jene Zugänge und Informationen, die für ihre Aufgabe erforderlich sind.</div>

104

<div class="col-infra"><strong>Projektende ≠ automatische Übergabe.</strong><br>Accounts, Ordner, Rechte, Geräte, Verträge und offene Aufgaben müssen bewusst weitergegeben, geschlossen oder dokumentiert werden.</div>

</div>

</section>

<div class="col-eye" style="color:#3f6d4b;margin-bottom:4px;">SCHRITT 2 · GEMEINSAME ARBEITSUMGEBUNG EINRICHTEN</div>

110

<h3>Definiere, wo und wie das Team gemeinsam arbeitet</h3>

111

112

<div class="col-step"><div class="n">01</div><h4>Gemeinsame Systeme festlegen</h4><p>Bestimme, welche institutionellen Systeme für Dateien, Kommunikation, Planung, Dokumentation und Zusammenarbeit verwendet werden.</p></div>

113

<div class="col-step"><div class="n">02</div><h4>Institutionelle Accounts bevorzugen</h4><p>Nutze nach Möglichkeit institutionell verwaltete Konten und projektgeeignete Zugangswege statt privater Einzelaccounts.</p></div>

114

<div class="col-step"><div class="n">03</div><h4>Zugriffsgruppen definieren</h4><p>Ordne Berechtigungen nach Rollen und Aufgaben statt alle Personen standardmäßig mit Vollzugriff auszustatten.</p></div>

115

<div class="col-step"><div class="n">04</div><h4>Gemeinsame Ablage festlegen</h4><p>Definiere die maßgebliche Projektablage und vermeide parallele, unklare Hauptkopien auf persönlichen Geräten.</p></div>

116

<div class="col-step"><div class="n">05</div><h4>Kommunikationswege festlegen</h4><p>Entscheide, wo verbindliche Informationen, Entscheidungen und operative Abstimmungen dokumentiert werden.</p></div>

117

<div class="col-step"><div class="n">06</div><h4>Freigaben definieren</h4><p>Lege fest, welche Inhalte oder Entscheidungen eine formale oder dokumentierte Freigabe benötigen.</p></div>

118

<div class="col-step"><div class="n">07</div><h4>Externe Zugänge begrenzen</h4><p>Gib Partner:innen nur notwendige Zugriffe und dokumentiere, wann und wie diese wieder entfernt werden.</p></div>

119

<div class="col-step"><div class="n">08</div><h4>Vertretung sicherstellen</h4><p>Vermeide technische oder organisatorische Single Points of Failure, indem zentrale Zuständigkeiten übergebbar bleiben.</p></div>

</div>

</section>

<div class="col-eye" style="color:#3f6d4b;margin-bottom:4px;">SCHRITT 3 · ARBEITSVEREINBARUNG FESTHALTEN</div>

125

<h3>Ein kurzer gemeinsamer Standard verhindert viele spätere Missverständnisse</h3>

126

<p>Die Vereinbarung kann sehr knapp sein. Sie sollte aber an einer zentralen Stelle liegen und für neue Teammitglieder verständlich sein.</p>

127

128

129

<thead><tr><th>Element</th><th>Was festhalten?</th><th>Warum?</th></tr></thead>

130

<tbody>

131

<tr><td><strong>Rollen</strong></td><td>Wer übernimmt welche fachlichen, technischen und administrativen Aufgaben?</td><td>Macht Verantwortung und Vertretung nachvollziehbar.</td></tr>

132

<tr><td><strong>Arbeitsumgebung</strong></td><td>Welche Systeme und Speicherorte sind für das Projekt maßgeblich?</td><td>Verhindert parallele unklare Arbeitswelten.</td></tr>

133

<tr><td><strong>Zugriff</strong></td><td>Welche Rollen erhalten welche Berechtigungen?</td><td>Verbindet Zusammenarbeit mit Schutzbedarf.</td></tr>

134

<tr><td><strong>Datei- & Versionsregeln</strong></td><td>Wie werden Dateien benannt, Versionen unterschieden und Masterdateien gekennzeichnet?</td><td>Reduziert Verwechslungen in der gemeinsamen Ablage.</td></tr>

135

<tr><td><strong>Entscheidungen</strong></td><td>Wo werden wichtige Projektentscheidungen dokumentiert?</td><td>Verhindert, dass Kontext nur in persönlichen Nachrichten oder Gesprächen bleibt.</td></tr>

136

<tr><td><strong>Freigaben</strong></td><td>Wer darf welche Ergebnisse, Ausgaben oder Publikationen freigeben?</td><td>Macht Verantwortlichkeit vor Veröffentlichung klar.</td></tr>

137

<tr><td><strong>Externe Partner:innen</strong></td><td>Welche Zugänge, Liefergegenstände und Übergaben gelten?</td><td>Verhindert unklare Schnittstellen zwischen Organisationen.</td></tr>

138

<tr><td><strong>Rollenwechsel</strong></td><td>Wie werden Accounts, Dateien, offene Aufgaben und Wissen übergeben?</td><td>Erhält Kontinuität bei personellen Änderungen.</td></tr>

139

<tr><td><strong>Projektabschluss</strong></td><td>Was wird übergeben, geschlossen, erhalten oder archiviert?</td><td>Macht den Übergang aus der aktiven Zusammenarbeit planbar.</td></tr>

</tbody>

</table>

</div>

</section>

<div class="col-eye" style="color:#3f6d4b;margin-bottom:4px;">TYPISCHE SZENARIEN</div>

147

<h3>Zusammenarbeit braucht je nach Projektform unterschiedliche Vereinbarungen</h3>

148

149

<div class="col-scenario"><h4>Kleines internes Projektteam</h4><p>Auch bei wenigen Personen sollten gemeinsame Ablage, Rollen, Freigaben und Vertretung klar sein, damit die Arbeit nicht an persönlichen Geräten oder Accounts hängt.</p></div>

150

<div class="col-scenario"><h4>Interdisziplinäres Projekt</h4><p>Unterschiedliche Arbeitsweisen und Fachsprachen brauchen klare Schnittstellen, gemeinsame Dokumentationsorte und nachvollziehbare Zuständigkeiten.</p></div>

151

<div class="col-scenario"><h4>Externe Projektpartner:innen</h4><p>Kläre Zugriffe, Austauschformate, Zuständigkeiten, Liefergegenstände und den Entzug von Berechtigungen schon beim Einstieg.</p></div>

152

<div class="col-scenario"><h4>Künstlerische Kollaboration</h4><p>Dokumentiere neben technischen Zugängen auch Rollen, Beiträge, Freigaben und gegebenenfalls Rechte- oder Veröffentlichungsfragen.</p></div>

153

<div class="col-scenario"><h4>Gefördertes Verbundprojekt</h4><p>Partnerrollen, Deliverables, Berichtspflichten, institutionelle Zuständigkeiten und Projektübergaben sollten mit den Förderbedingungen abgestimmt sein.</p></div>

154

<div class="col-scenario"><h4>Teamwechsel während des Projekts</h4><p>Accounts, Projektwissen, offene Aufgaben, Berechtigungen und maßgebliche Dateien müssen so dokumentiert sein, dass ein Wechsel ohne Kontrollverlust möglich ist.</p></div>

</div>

</section>

<div class="col-eye" style="color:#3f6d4b;margin-bottom:4px;">SCHRITT 4 · ÜBERGABE VON ANFANG AN MITPLANEN</div>

160

<h3>Zusammenarbeit ist erst robust, wenn zentrale Aufgaben und Ressourcen übergebbar sind</h3>

161

162

<div class="col-check"><strong>Accounts:</strong> Welche Zugänge müssen übertragen, beendet oder durch neue Rollen ersetzt werden?</div>

163

<div class="col-check"><strong>Zugriffsgruppen:</strong> Welche Personen müssen entfernt oder hinzugefügt werden?</div>

164

<div class="col-check"><strong>Dateien:</strong> Wo liegen maßgebliche Projekt-, Master- und Abschlussdateien?</div>

165

<div class="col-check"><strong>Offene Aufgaben:</strong> Welche Entscheidungen, Fristen oder Liefergegenstände sind noch nicht abgeschlossen?</div>

166

<div class="col-check"><strong>Dokumentation:</strong> Wo findet eine neue Person die wichtigsten Projektregeln, Systeme und Entscheidungen?</div>

167

<div class="col-check"><strong>Externe Kontakte:</strong> Welche Partner:innen, Dienstleister oder Fachstellen müssen über Rollenänderungen informiert werden?</div>

168

<div class="col-check"><strong>Verträge / Vereinbarungen:</strong> Welche formalen Zuständigkeiten oder Kooperationen müssen geprüft oder angepasst werden?</div>

169

<div class="col-check"><strong>Projektende:</strong> Welche Ressourcen bleiben erhalten, werden geschlossen oder an eine andere Einheit übergeben?</div>

</div>

</section>

<div class="col-eye" style="color:#8a4d36;margin-bottom:4px;">STOPP & PRÜFEN</div>

175

<h3>Typische Warnsignale bei der Zusammenarbeit</h3>

176

177

<div class="col-warn"><strong>Nur eine Person hat den zentralen Account.</strong><br>Das Projekt hat einen technischen und organisatorischen Single Point of Failure.</div>

178

<div class="col-warn"><strong>Wichtige Entscheidungen liegen nur in privaten Chats oder E-Mails.</strong><br>Kontext und Nachvollziehbarkeit gehen bei Teamwechsel oder Übergabe verloren.</div>

179

<div class="col-warn"><strong>Alle haben überall Vollzugriff.</strong><br>Zugriffsrechte wurden nicht nach Aufgaben und Schutzbedarf strukturiert.</div>

180

<div class="col-warn"><strong>Externe Partner:innen behalten Zugänge unbegrenzt.</strong><br>Es fehlt ein definierter Endpunkt für Berechtigungen und Projektzugriff.</div>

181

<div class="col-warn"><strong>Rollen sind benannt, aber Aufgaben und Freigaben nicht.</strong><br>Formale Titel allein klären nicht, wer tatsächlich entscheidet oder verantwortlich ist.</div>

182

<div class="col-warn"><strong>Übergabe wird erst am letzten Projekttag geplant.</strong><br>Accounts, Dateien, Verträge, offene Aufgaben und Wissen lassen sich dann oft nicht mehr sauber zusammenführen.</div>

</div>

</section>

<div class="col-eye" style="color:#3f6d4b;margin-bottom:4px;">SERVICES & UNTERSTÜTZUNG</div>

188

<h3>Welche Stellen je nach Kollaborationsfrage zuständig sind</h3>

189

190

191

<strong>Projekt- / tragende Einheit</strong>

192

<span>Primär zuständig für Rollen, Arbeitsvereinbarungen, interne Verantwortung und projektbezogene organisatorische Abläufe.</span>

193

</div>

194

195

<strong>IT & Digitalisierung / ZID</strong>

196

<span>Für Accounts, institutionelle digitale Arbeitsumgebungen, gemeinsame Zugriffe und technische Umsetzung.</span>

197

</div>

198

199

<strong>Rechtsabteilung</strong>

200

<span>Für formale Kooperationsvereinbarungen, Vertragsfragen oder rechtlich verbindliche Zusammenarbeit, wenn erforderlich.</span>

201

</div>

202

203

<strong>Support Kunst und Forschung (SKF)</strong>

204

<span>Koordiniert bei geförderten Forschungsprojekten Partner:innen, Antrags-/Projektwege und projektbezogene Übergabeabhängigkeiten.</span>

</div>

</div>

</section>

<div class="col-eye" style="color:#3f6d4b;margin-bottom:4px;">VERWANDTE THEMEN</div>

211

<h3>Zusammenarbeit hängt eng mit diesen Entscheidungen zusammen</h3>

212

213

<a class="col-navlink" href="https://xwiki.uni-ak.ac.at/bin/view/Service%20Navigator/Art%20%26%20Research%20Services%20Navigator/Enable/Project%20Planning%20%26%20Organisation/">Projektplanung & Organisation</a>

214

<a class="col-navlink" href="https://xwiki.uni-ak.ac.at/bin/view/Service%20Navigator/Art%20%26%20Research%20Services%20Navigator/Enable/File%20Organisation%20%26%20Naming/">Dateien organisieren & benennen</a>

215

<a class="col-navlink" href="https://xwiki.uni-ak.ac.at/bin/view/Service%20Navigator/Art%20%26%20Research%20Services%20Navigator/Enable/Storage%2C%20Backup%20%26%20Security/">Speicherung, Backup & Sicherheit</a>

216

<a class="col-navlink" href="https://xwiki.uni-ak.ac.at/bin/view/Service%20Navigator/Art%20%26%20Research%20Services%20Navigator/Enable/Infrastructure%2C%20Services%20%26%20Tools/">Infrastruktur, Services & Tools</a>

217

<a class="col-navlink" href="https://xwiki.uni-ak.ac.at/bin/view/Service%20Navigator/Art%20%26%20Research%20Services%20Navigator/Work%20%26%20Manage/Document%20Metadata%20%26%20Provenance/">Prozesse, Metadaten & Provenienz dokumentieren</a>

218

<a class="col-navlink" href="https://xwiki.uni-ak.ac.at/bin/view/Service%20Navigator/Art%20%26%20Research%20Services%20Navigator/Publish%20%26%20Share/Close%20%26%20Hand%20Over%20Your%20Project/">Projekt abschließen & übergeben</a>

</div>

</section>

223

224

225

<div style="font-size:12px;font-weight:700;letter-spacing:.075em;text-transform:uppercase;color:#3f6871;margin-bottom:5px;">SCHULUNGEN & WORKSHOPS</div>

226

<h3 style="font-size:20px;line-height:1.3;margin:0 0 7px;color:#35312d;text-align:left;">Schulungen, Workshops & Sprechstunden</h3>

227

<p style="margin:0 0 10px;color:#5e5953;line-height:1.55;">Passende Angebote zu diesem Thema werden hier künftig automatisch aus dem zentralen Kalender angezeigt.</p>

228

<span data-arsn-coming-soon="true" style="display:inline-block;padding:4px 9px;border-radius:14px;background:#fff4ee;border:1px solid #efd9cc;color:#8a4d36;font-size:11px;font-weight:700;letter-spacing:.065em;line-height:1.2;">IN VORBEREITUNG</span>

229

</div>

230

</section>

231

232

233

234

<div class="col-eye" style="color:#3f6d4b;margin-bottom:4px;">PRAKTISCHE RESSOURCEN</div>

235

<h3>Info-Blätter, Anleitungen und Vorlagen</h3>

236

237

<div class="col-resource"><strong>Info-Blätter</strong><span class="col-badge">IN VORBEREITUNG</span><div style="color:#625d56;line-height:1.45;">Kurze Orientierung zu Rollen, Accounts, Zugriffsgruppen, Arbeitsvereinbarungen und Projektübergabe.</div></div>

238

<div class="col-resource"><strong>Anleitungen</strong><span class="col-badge">IN VORBEREITUNG</span><div style="color:#625d56;line-height:1.45;">Schritt-für-Schritt-Abläufe für Team-Setup, Zugriffsreview und Rollenwechsel.</div></div>

239

<div class="col-resource"><strong>Checklisten & Vorlagen</strong><span class="col-badge">IN VORBEREITUNG</span><div style="color:#625d56;line-height:1.45;">Vorlage für Collaboration Plan, Rollenmatrix und Projektübergabe.</div></div>

</div>

</section>

<strong>Brauchst du Hilfe beim richtigen Projektweg?</strong>

245

Kläre Rollen und Arbeitsvereinbarungen mit der Projekt- beziehungsweise tragenden Einheit und technische Zugänge mit IT/ZID.

246

Bei geförderten Projekten mit mehreren Partner:innen kann SKF den Projektweg, Schnittstellen und Übergabeabhängigkeiten koordinieren.

</div>

<summary style="cursor:pointer;color:#6a655e;font-size:13px;">Suchbegriffe & verwandte Themen</summary>

251

252

Zusammenarbeit · Kollaboration · Collaboration · Team · Rollen · Zuständigkeiten · Verantwortlichkeiten · Accounts · Zugriffsgruppen · Berechtigungen · gemeinsamer Arbeitsbereich · gemeinsamer Ordner · Projektpartner:innen · Rollenmatrix · Arbeitsvereinbarung · Kommunikation · Freigabe · Übergabe · Rollenwechsel · Partnerzugang · Projektkoordination · Verbundprojekt · institutionelle Accounts

</div>

</details>

</div>

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